Le titulaire, placé sous l'autorité du chef de division, assurant des fonctions d'assistant(e) au sein de la division de Marseille, exercera les activités générales suivantes :
- Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs ;
- Traiter le courrier (arrivée et départ) et en assurer la diffusion et le classement informatique et physique ;
- Gérer la boite à lettres électronique de l'entité ;
- Renseigner la base de données interne (SIv2) ;
- Assurer l'intérim de l'autre assistant(e) de la division.
- Exercer les missions de correspondant formation : conseil, inscriptions, ...
- Collecter des documents, les classer et en assurer la diffusion ;
- Gérer les moyens (suivi des besoins de fournitures, réservation de salles, photocopieurs, ...)
Le titulaire assurera également des activités plus spécifiques liées aux métiers et aux missions de l'ASNR :
- Contrôle des télé-déclarations du NPx réalisées dans le portail de téléservices (secteur industriel) avec information des assujettis en cas d'irrégularité de déclaration et appui aux interlocuteurs dans leurs démarches de déclaration
- Être en appui des inspecteurs : remplissage de documents, lettre de relance, ...
- Être en relation et conseiller les interlocuteurs extérieurs
- Anonymiser les lettres de suite et les publier
- Assurer un suivi des demandes des parties prenantes
- Pilotage du budget de fonctionnement de la division, sous la supervision du chef de division :
. Construction du budget de la division, puis suivi d'exécution en cours d'année jusqu'à sa clôture
. Vérification de l'ensemble des justificatifs nécessaires à la réalisation de l'exercice de refacturation interne avec la DREAL PACA
. Réalisation des opérations nécessaires aux achats dans le logiciel CHORUS Formulaires
. Participation au réseau des gestionnaires financiers de la DREAL PACA
Ressources humaines de proximité :
Suivi, contrôle et validation des déplacements et des remboursements de frais de mission
Suivi des parcours de nouvel arrivant et de départ d'un agent
Participation aux évolutions du portail de téléservices
Missions liées à la gestion de l'information
Missions relevant du système de management par la qualité
Tenir à jour des tableaux de bord des indicateurs
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