Assistant(e) administratif(ve) - communaute intercommunale reunion est

Vos missions en quelques mots Le(la) secrétaire administratif(ve) assure l’accueil, la réception et l’orientation des correspondants dans la Direction aussi bien physique que téléphonique. Elle apporte un appui à la Direction ou aux Responsables en termes d’organisation, de gestion, suivi administratif, de classement, d’archivage et de gestion du service.  Missions principales : • Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services ; • Traitement du courrier externe dans les différentes administrations (du Président et des élus) ; • Préparation des bureaux et Conseil Communautaires (rapport, convocation…) ; • Conception de supports d’information (répertoire, note d’information…) ; • Gestion du temps (planning congés, réservation de la salle de réunion) ; • Suivi de commande (achats, produits d’entretien) ; • Traitement du courrier interne dans les différents services de la CIREST ; • Classement et archivage de dossiers ; • Réalisation des divers travaux de bureautique ; • Suivi et mise en forme des dossiers administratifs ; • Rédaction de lettres administratives.  Missions complémentaires : • Accueil physique et téléphonique du public ; • Renseignement et orientation public ; • Gestionnaire de l’archivage des documents de la CIREST Profil recherché  Connaissances • Savoir lire et écrire ; • Savoir situer les différents services de la CIREST ; • Connaissance du règlement intérieur ; • Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet.  Compétences techniques • Techniques d'accueil, règles de communication ; • Organisation et activités des services ; • Techniques de communication téléphonique ; • Techniques et outils de communication ; • Techniques de secrétariat ; • Techniques de recherche d'information ; • Techniques de gestion de planning.  Aptitudes/compétences relationnelle • Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils ; • Contacts directs et permanents avec le public ; • Relations fréquentes avec l'ensemble des services ; • Relations avec des fournisseurs ; • Relations avec d'autres collectivités ; • Etre discret ; • Confiance ; • Être disponible • Faire preuve de discrétion