Description :
INTITULE DU POSTE
* Grade : Adjoint Administratif
* Fonction : Secrétaire du directeur du Personnel et des Relations Sociales
* Affectation : Direction du Personnel et des Relations Sociales
CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT
* Diplôme minimum : Bac secrétariat ou équivalent
* Expérience souhaitée en secrétariat de Direction et / ou en ressources humaines
CONDITIONS GENERALES D’EXERCICE
* Encadrement :
Responsable hiérarchique direct : Directeur du Personnel et des Relations sociales
* Liaisons hiérarchiques :
Directeur du Personnel et des Relations sociales
* Liaisons fonctionnelles :
Ø Ensemble des secteurs de la DPRS (secteurs paie, Recrutements, Carrière et Formation continue, santé au travail), Directions fonctionnelles, Direction des soins, Encadrements et agents du CHIELVR
Ø Partenaires sociaux
Ø Partenaires et organismes extérieurs
* Quotité de temps :
Poste à temps plein sur une base de 1 589 heures travaillées
Horaires de travail : à la journée du Lundi au Vendredi
MISSIONS GENERALES
Assurer le secrétariat du Directeur du personnel et des relations sociales et un appui auprès du personnel d'encadrement de la direction.
MISSIONS SPECIFIQUES
* Accueil physique et téléphonique de la direction
* Réception et ventilation du courrier de la direction, suivi des courriers signalés,
* Ventilation des revues, des notes d’information, des parapheurs au sein de la direction,
* Recensement des agents de la direction en cas de mouvement de grève, éditer note de services, décision assignation, tableaux des suivis, tableau pour la paie
* Gestion de l'agenda du directeur,
* Organisation et préparation (convocation, préparation des dossiers, réservation de salle) des rendez- vous / réunions du directeur,
* Rédaction - mise en forme de courriers, de comptes-rendus, notes de services
* Classement, archivage de documents de la direction,
* Instances consultatives (Formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail) : préparation et gestion des séances (ordre du jour, documents, questions diverses, quorum, salle de réunion), rédaction et suivi des procès-verbaux,
Profil recherché :
COMPETENGES SPECIFIQUES AU POSTE
Connaissances requises :
* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d’un établissement hospitalier,
* Expérience dans le domaine du secrétariat, de la gestion de dossiers,
* Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook.
Qualités professionnelles requises:
* Méthodique, organisé et rigoureux
* Aptitudes relationnelles et d’écoute
* Capacité de rédaction
* Esprit d’initiative et d’autonomie
* Force de propositions et d’alertes
* Diplomate
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