RESPONSABILITÉS :
• Organiser le traitement et la circulation de l'information pour le département (appels téléphoniques, courriers, dossiers, archives, note d'information et note de service, procédures)
• Organiser la gestion logistique du département (déplacements, réservations, réunions, agendas, papeterie, approvisionnement de la pharmacie)
• Collecte et administration d'informations et de données pour différentes enquêtes, conventions, dossiers, subventions... liées à l'activité du département
• Suivi des calendriers des dossiers en cours (rappels, et relance des relations externes et services internes...)
• Administration des documents QUALINEO En lien avec l'ONVS, GED (Gestion documentaire), et suivi documentaire
• Suivi des fichiers contacts
• Participation aux réunions pour rédaction des comptes-rendus et diffusion
• Organisation et suivi de l'archivage des documents (dématérialisé et papier)
• Coordination et suivi des recrutements Département // DRH, Mise à jour de l'organigramme
• Suivi des avis de grève, gestion des assignations et retour DRH
• Organisation des rendez-vous des évaluations et liaison DRH
• Préparation et suivi du plan de formation des agents du département, planification des formations des agents du département// DRH
• Edition et transmission des plannings d'astreinte et relevé des interventions
• Binôme de l'adjoint administratif du pôle (remplacement ponctuel dans les fonctions) comprenant commandes, enregistrements, réception, liquidation, des prestations de maintenance
• Gestion des petits achats et suivi des prestations SAV Equipements hors maintenance, commandes, enregistrements, réception
• Suivi des devis reçus, et des bons de commande/ enregistrement et dispatchnig dans les dossiers projets
• Envoi des bons de commandes et suivi des bonnes réceptions
• Suivi des relances sur impayés
• Mise à jour du classeur « Plan Blanc »
• Mise à jour et suivi du Registre des déchets, bilan annuel
• Mise à jour et suivi des locations VAE, bilan annuel
• Suivi et instruction des déclarations d'assurances DB ; BM et Véhicules, bilan annuel
• Validation des réservations Véhicules
• Interface et gestion des Contravention Agents
• Enregistrement et suivi du dossier Amiante
• Enregistrement et diffusion des rapports et réserves des contrôles réglementaires
• Mise à jour et diffusion du fichier hotline
• Suivi des consommations énergétiques sur factures, et bilan annuel
• Suivi du fichier « casses » et bilan annuel
• Renfort sur les badges
• Mise à jour de l'annuaire téléphonique
• Intégration des communications, procédures, calendriers dans SP
PROFIL RECHERCHÉ :
TITRES, DIPLÔMES OU NIVEAU : Bac Pro – BTS Secrétariat ou expérience d'au moins 5 ans dans fonction similaire
CONNAISSANCES GÉNÉRALES :
• Règles générales de la comptabilité publique
• Règles générales de la commande publique
• Organisation administrative des EPS et de l'établissement en particulier
CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES :
• Techniques de secrétariat et bureautique
• Outils bureautiques généraux en usage dans l'établissement selon la fonction exercée
• Outils bureautiques spécifiques en usage dans le département selon la fonction exercée
QUALITÉS PROFESSIONNELLES : Discrétion, ordre et méthode, esprit d'équipe, polyvalence, esprit d'initiative, capacité d'adaptation, bonne capacité rédactionnelle
FORMATIONS : Logiciels – Progiciels – Applications : Hexagone, MAINTI4, SHAREPOINT, SALTO, Téléphonie, GED...et autres applications métiers utilisées
Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Conditions particulières : Travail sur écran, Secret professionnel
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