Responsable administratif de l'école municpale des arts (h/f)

Pilotage, organisation et animation

* Coordonnez, animez et managez l’équipe ;

* Accompagnez les collaborateurs dans l’évolution des missions de leurs secteurs (entretiens individuels, formations) ;

* Pilotez l’élaboration et le suivi budgétaire ;

* Déterminez des indicateurs, élaborez des tableaux de bord et analysez les résultats ;

* Veillez à la réactivité et à la qualité des services rendus.

Administration générale

* Organisez et coordonnez l’administration des trois départements : Danse, Musique et Arts plastiques ;

* Préparez et participez aux réunions (rédaction des ordres du jour, documents de présentation et comptes rendus) ;

* Gérez les notes de service, les relances et les retours de l’équipe pédagogique ;

* Alimentez et rédigez le rapport d’activités annuel (statistiques, budgets, grands projets) ;

* Organisez et supervisez les procédures administratives et financières (règlement intérieur, actes administratifs) ;

* Traitez les demandes des associations, en concertation avec les Directions de départements.

Coordination RH de l’équipe pédagogique

* Élaborez les plannings de salles en fonction des plannings de cours et des besoins spécifiques de l’équipe pédagogique ;

* Suivez les activités des équipes pédagogiques et assurez la transmission des informations à la DRH (congés, absences, remplacements, heures supplémentaires) ;

* Convoquez les jurys d’examens et assurez la gestion administrative de leur recrutement ;

* Préparez les fiches de recrutement, organisez les entretiens professionnels et assurez le suivi des formations ;

* Organisez les élections des délégués du personnel pour les conseils d’établissement et les référents musique.

Gestion logistique / Manifestations

* Gérez administrativement le montage des projets artistiques (inscriptions des programmes des professeurs, inscriptions des élèves, réservations de salles, gestion des invitations) ;

* Coordonnez les projets artistiques (concerts, auditions, conférences…) en lien avec les équipes pédagogiques, administratives et techniques, et déclarez les productions sur la plateforme SACEM ;

* Participez aux missions polyvalentes lors des manifestations.

Gestion budgétaire

* Préparez et participez à la gestion budgétaire de l’école (centralisation des demandes, rédaction des devis, saisie dans le logiciel métier) ;

* Réalisez les dépenses et les actes de gestion (demandes de devis, bons de commande, bordereaux de régies) ;

* Établissez les dossiers de subventions et recherchez des financements ;

* Vérifiez et coordonnez la facturation des usagers (contrôles dans le logiciel Imuse, corrections et suivi des fichiers avant et après export dans le logiciel Axel) ;

* Assurez les missions de régisseur de recettes (rédaction des bordereaux, engagements).

Communication

* Assurez la diffusion des informations relatives aux activités artistiques et pédagogiques auprès du service Communication (affiches, programmes, site internet, plaquettes, livret découverte) ;

* Favorisez la communication et le dialogue avec l’ensemble des publics : équipes pédagogiques, élèves, familles, artistes en résidence, directions des écoles et services de la Ville.