Rattaché à la Directrice générale de Seqens, vous l'assistez et l'accompagnez dans ses missions quotidiennes et contribuez au fonctionnement du service. Dans ce cadre, vous intervenez sur différentes missions : Assistanat de la direction générale : - Vous gérez et rationalisez l'agenda de la Directrice générale ; - Vous organisez les déplacements, avec une attention particulière aux aspects logistiques ; - Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus, logistique ; - Vous participez aux réunions et rédigez des comptes-rendus ; - Vous préparez des courriers, notes et documents, à la signature de la Directrice générale ; - Vous assurez le reporting à votre hiérarchie. Contribution au fonctionnement de la direction générale, en lien étroit avec le Directeur des relations institutionnelles et affaires générales et la direction de la communication : - Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant ; - Vous prenez en charge le classement et l'archivage des documents dans les outils informatiques de l'entreprise (Teams, réseau partagé) ; - Vous assurez la mise à jour des bases de données (contacts) ; - Vous assurez le suivi du calendrier et alertez la Directrice générale sur les échéances à venir ; - Vous accompagnez la direction de la communication dans la préparation d'événements internes (séminaires, journées métiers) ou externes (participation de l'équipe de direction au congrès HLM annuel notamment) ; - Vous formulez toute proposition visant à améliorer les outils et procédures de travail. Prise en charge des dossiers spécifiques : - Vous prenez en charge des dossiers spécifiques (tableaux de bord, élaboration de documents complexes, documents administratifs) ; - Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations ; - Vous assurez le suivi des dépenses et du budget de la direction générale dans les outils dédiés ainsi que la préparation mensuelle des notes de frais. Coordination, information : - Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, orientez les personnes et les appels, prenez les messages et traitez les réponses ; - Vous coordonnez les différents dossiers entre les directions et services, assurez l'interface avec les autres services. - Afin de faciliter la continuité d'activité, vous travaillez en binôme avec l'assistante de la Secrétaire générale.
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