Assistant de direction à mi-temps h/f

Entité de rattachement
L'Etablissement français du sang (EFS), chargé du service public transfusionnel et de la satisfaction des besoins en produits sanguins labiles, est un acteur essentiel de notre système de santé, garant du cadre éthique du don en France. La sécurité sanitaire et la préservation de l'autosuffisance quantitative et qualitative en produits sanguins labiles constituent sa priorité. L'EFS poursuit et amplifie sa transformation dans la perspective d'améliorer la qualité du service rendu.

Etablissement public, placé sous la tutelle du Ministère chargé de la santé, il emploie 9500 professionnels dans l'hexagone et dans les outre-mer. Il est organisé en 13 établissements de transfusion sanguine régionaux.

Présent tout au long de la chaîne du soin, il assure la collecte, la préparation des produits sanguins, la qualification biologique des dons, les analyses d'immuno-hématologie et la délivrance des produits à près de 1500 établissements de santé. Il mène aussi des activités de recherche et de bioproduction de médicament de thérapie innovante.

Avec plus de 500 millions d'actes réalisés par an, l'EFS est le plus grand laboratoire de biologie médicale de France. Il contribue au soin de patients atteints de maladies chroniques, de maladies génétiques, de cancers, victimes d'accidents graves qui ont besoin d'une transfusion sanguine ou d'une greffe. Grâce à son expertise de la cellule il met au point des procédés et traitements médicaux de pointe.

Au sein de la Directiondes Affaires Financières (DAF)du siège de l'EFS, vous assistez la Directrice, le Directeur adjointainsi quel'ensemble des membres de la direction.

Vos missions principales :

- Assurer la réception, la transmission et la traçabilité des documents entrants et sortants de la Direction; garantir leur enregistrement informatique et leur classement physique;
- Rédiger, mettre en forme et transmettre les courriers sous la responsabilité du référent du dossier, puis assurer leur archivage;
- Réaliser diverses tâches de secrétariat : photocopies, frappe, reliure, préparation des dossiers;
- Assurer la gestion documentaire dans l'outil Gédéon;
- Organiser les réunions : réservation des salles, rédaction des comptes rendus pour certaines réunions ;
- Gérer les agendas de la Directrice et du Directeur Adjoint;

- Back-up de la responsable du Travel Management (principales missions, liste non exhaustive) :
- Rappeler les procédures et les processus en place, la politique des déplacements, l'utilisation de l'outil de réservation et de création des notes de frais ;
- Traiter les demandes de réservation en canal Offline ;
- Gérer les demandes de réservation, d'annulation et de modification ;
- Suivre les annulations et l'émission des avoirs auprès de l'agence de voyages,
- Organiser les déplacements de groupe ;