Le poste d'assistant de direction DRAFPIC vient en renforcement et en complémentarité d'une équipe déjà constituée de deux assistantes au sein du secrétariat général, une assistante de direction du secrétaire général et une assistante de direction DRAIO, il nécessite polyvalence, sens de l'organisation et goût pour le travail en équipe.
Missions et activités :
-Assurer tous les niveaux de communication interne et externe et garantir la transmission de l'information en interface avec les services de la région académique et des trois académies (via la gestion de la plateforme RESANA).
-Prise en charge de l'accueil téléphonique, de la gestion de l'agenda du délégué régional à la formation professionnelle initiale et continue, et de la DRAFPIC adjointe en charge de la relation école-entreprise, organisation et suivi des réunions, gestion du courrier arrivée/départ et des différentes notes, suivi des parapheurs.
-Participer à la constitution des dossiers préparatoires aux réunions, préparation des ordres du jour des réunions de bureau, rédaction et diffusion des compte rendus.
-Assurer des points agendas hebdomadaires en lien avec les assistant(e)s des autres académies.
-Prise en charge de l'organisation des déplacements du DRAFPIC et de la DRAFPIC adjointe en charge de la relation école-entreprise.
-Saisir, mettre en forme et diffuser divers documents (courriers, rapports, présentation.).
-Réalisation de mailing.
-Assurer la gestion des demandes de réservation des salles.
-Organiser en lien avec les services compétents les réunions et séminaires régionaux.
-Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.
-Mettre en place et actualiser les documents de suivi d'activité (chrono courriers, tableaux de coordonnées.).
Conditions particulières d'exercice :
Localisation du poste : Sorbonne, 47 rue des écoles 75005 Paris
Télétravail possible : Oui/en complémentarité avec les autres assistantes (fonctionnement en pôle)
Profil recherché :
Connaissances théoriques
-Connaissance de l'environnement institutionnel (ministère, collectivités territoriales, éducation nationale)
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
-Bonnes capacités rédactionnelles
-Très bonne maîtrise des outils bureautiques
-Savoir situer le niveau de responsabilité des principaux acteurs
Savoir-faire opérationnel
-Excellente expression orale et rédactionnelle
-Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique.)
-Analyse et gestion des demandes d'information
Capacités d'organisation, polyvalence
-Aptitude à travailler en équipe
-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
-Savoir rendre compte
-Communiquer et faire preuve de pédagogie
-Mettre en œuvre des procédures et des règles
-Savoir faire preuve d'initiatives
Savoir-être
-Discrétion et sens de la confidentialité
-Bon relationnel
-Forte capacité d'organisation et d'adaptation, rigueur et méthode, gestion du stress
-Autonomie
-Disponibilité
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