Voici une description de poste pour un Assistant(e) de Direction.
Ce poste est offert par un promoteur immobilier familial en forte croissance, qui recrute pour accompagner la gestion quotidienne et le suivi administratif de sa structure auprès de la présidence.
Champ d'activité
L'Assistant(e) de Direction sera chargé(e) de missions variées, en lien avec les services internes et les partenaires externes, pour soutenir efficacement l'activité de la direction.
Responsabilités
* Suivi de l'activité
o Gestion de l'agenda : Organiser et suivre les rendez-vous, réunions et déplacements ;
o Saisie de documents : Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs de divers types ;
o Collecte et préparation de dossiers : Rassembler les documents nécessaires auprès des différents services et préparer les dossiers (comptes rendus, présentations, etc.) ;
o Archivage et classement : Assurer un classement rigoureux des documents et leur archivage dans les systèmes appropriés ;
o Gestion des commandes et de la comptabilité : Commander le matériel nécessaire au bon fonctionnement de la structure et suivre la comptabilité interne.
* Accueil téléphonique et physique
o Accueil des interlocuteurs : Renseigner et orienter les visiteurs et interlocuteurs internes et externes vers les personnes compétentes ;
o Gestion des messages : Filtrer les appels et messages, en assurer la transmission et le suivi.
* Gestion du courrier
o Réception et transmission : Gérer le courrier entrant et sortant, en assurer le suivi ;
o Rédaction de courriers : Prendre des notes lors des échanges et rédiger tous types de courriers administratifs.
Compétences requises
Pour ce poste, nous recherchons un candidat doté de
* excellentes capacités relationnelles et diplomatiques ;
* une bonne compréhension du fonctionnement des collectivités locales et des structures publiques;
* une maîtrise parfaite des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
* la capacité de gérer efficacement des agendas et des priorités ;
* l'excellente capacité de prise de notes et de rédaction de documents administratifs ;
* la gestion proactive et rigoureuse de multiples tâches ;
* la flexibilité et la réactivité face aux besoins et priorités changeantes ;
* l'autonomie dans la gestion des missions et la capacité à anticiper les besoins.
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