Secrétaire du secteur petite enfance h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Type de contratTitulaire ou CDI
Service d'affectationDirection des Ressources Humaines
Présentation du service
Présentation du service Petite Enfance :

Six crèches hospitalières : 400 berceaux

BEAUJON : 110 berceaux - ouverture 6h30-21h30, ouverture un week-end sur deux et les jours fériés.

BICHAT : 3 crèches 160 Berceaux (100 berceaux de 6h30/19h30 et 60 berceaux de 6h30/21h30). Ouverture un week-end sur deux et les jours fériés.

BRETONNEAU : 40 berceaux - ouverture de 6h30- 21h30, fermeture les week-ends et jours fériés.

LOUIS MOURIER : 90 berceaux - ouverture 6h30-21h30, ouverture un week-end sur deux et les jours fériés.

Un centre de loisirs sur Beaujon : 60 berceaux

Vos missions
Missions :

La mission générale de cette fonction :
- Collaborer étroitement avec la coordinatrice du secteur enfance.
- Assurer le partenariat avec les organismes extérieur (CAF, PMI,).
- Réalisation, mise en page, envoie et suivi de tous les courriers.
- Accueils téléphoniques (orientations appropriées des demandes).
- Centraliser et uniformiser la gestion administrative des différentes crèches en partenariat avec l'ensemble des responsables.
- Préparer les commissions avec le suivi des inscriptions et la mise à jour des données.
- Assister aux pré-commissions de chaque site et aux commissions d'admission.
- Suivi budgétaire : Assurer les doubles contrôles / site.

Les missions complémentaires de cette fonction :
- Etre un appui administratif auprès des responsables des structures, et participer à la facturation sur l'ensemble des crèches.
- Assurer le suivi des commandes : signature des DA
- Faire le lien entre les sites, les différents acteurs du secteur petite enfance et la coordinatrice.
- Réaliser et suivre les différents outils (dossiers, tableaux) communs aux responsables.
- Préparation et organisations des réunions d'encadrement (réservation de salle, ordre du jour).
- Assurer les comptes rendus des réunions d'encadrement.

Le partenariat avec les parents :
- Assurer un accueil téléphonique.
- Orienter les parents au sein du secteur petite enfance.
- Accompagner les familles sur le logiciel «espace famille».

Risques professionnels liés à l'activité : Travail régulier sur écran informatique.

Mesures de prévention prises face à ces risques : Formations appropriées et préventives contre les TMS.

Profil recherché
Compétences
Savoir-faire requis :
Maîtrise de l'outil informatique : logiciels Word, Excel, Power point et logiciel AXELNET.
Capacité d'initiative, de propositions.
Capacité de synthèse et de rédaction.
Qualités d'écoute, de communication et d'orientation

Qualités requises
Discrétion et sens de la confidentialité.
Qualités d'organisation, de rigueur, d'autonomie.
Disponibilité, mobilité au sein du secteur.

Schéma horaireJour
Temps de travail7h30
Horaires de travailHoraires de travail en 7h36 : du lundi au vendredi de 9h30 à 17h06
TélétravailNon

Description de l'hôpitalSitué à Paris (18è arrondissement), l'hôpital Bretonneau est un établissement de référence pour la gériatrie et la médecine bucco-dentaire. Il dispose également d'une unité de soins palliatifs accueillant des adultes de tout âge.
Référence de l'offre2