Assistant.e fédéral.e (h/f)

Suivi et gestion administrative, logistique de la fédération

- Gestion des achats de fournitures et d'alimentation, et relations avec les fournisseurs ou prestataires ; recherche de prestataires ou fournisseurs ;
- Suivi des dossiers administratifs de la fédération : assurance, mutuelle, médecine du travail, formation, RGPD, etc.
- Suivi des outils de gestion du personnel et des démarches administratives liées aux ressources humaines : registre du personnel, dossiers de recrutement, planning de présence, congés, gestion et transmission des arrêts maladie, etc.

- Organisation logistique et suivi administratif des rencontres fédérales (animation de réseau) et des formations :
o Mise à jour du catalogue de formation
o Gestion des inscriptions (suivi, relances, confirmations),
o Gestion des paiements, attestations de formation,
o Organisation logistique

- Appui à l'organisation des instances fédérales AG, CA, séminaires) :
o Préparation des documents supports des instances (émargement, dossiers participants)
o Tenue du registre des comptes-rendus et émargements,
o Réalisation des mises à jour administratives (Préfecture),

- Appui administratif et de gestion sur certains projets fédéraux (Carsat, Senacs, services civiques, temps forts régionaux, etc.)
- Suivi et traitement des dossiers de demandes d'adhésion
- Gestion de l'inventaire et suivi des prêts de ressources fédérales au réseau
- Tenue des archives fédérales
- Rédaction de comptes-rendus et courriers divers.

Suivi et gestion comptable de la fédération
En lien avec le prestataire comptable, le.la trésorier.e de l'association et la déléguée
- Suivi de la comptabilité : rapprochement bancaire
- Suivi des versements de subventions
- Vérification des notes de frais, remise de chèques, contact avec la banque
- Élaboration et suivi des cotisations fédérales
- Élaboration et suivi des factures
- Contribution à la préparation et au suivi administratif et financier des demandes et bilans des demandes de subvention

Connaissances et compétences attendues
- Maîtrise des outils de secrétariat (suite bureautique, outils collaboratifs, etc.)
- Maitrise des principes comptables associatifs ;
- Maitrise des outils de gestion comptables ;
- Maitrise minimale de la conception graphique d'outils de communication simples
- Connaissance du fonctionnement associatif ;
- Aisance rédactionnelle (orthographe et expression écrite) et bonne expression orale

Qualités requises
- Rigueur, organisation, méthode ;
- Réactivité, adaptabilité, polyvalence
- Sens de la coopération et du travail en équipe
- Capacité d'initiative et autonomie
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Aisance relationnelle, capacité d'écoute et discrétion

- Prise de poste : dès que possible
- Organisation du travail selon l'activité
- Interventions occasionnelles en soirée et le week-end
- Mutuelle complémentaire
- Congés supplémentaires