Gestionnaire administratif(ve) de flottes véhicules

Chez Estya, c’est C.A.A.R.Ré. C ONFIANCE | A UTHENTICITE | A VENTURE HUMAINE | R ECONNAISSANCE | RE USSITE Nos valeurs guident notre quotidien et nous vous invitons à embarquer dans cette aventure palpitante avec nous ! Vous souhaitez en savoir plus sur nous ? Découvrez notre actualité sur Linkedin . Nous recherchons pour notre Siège basé à Ivry sur Seine, notre Gestionnaire Administratif(ve) de Flotte Véhicules. Vous intégrez une équipe composée de 3 personnes et vous serez en charge de l’ensemble de la dimension administrative de la flotte automobile de notre parc. Vous contribuez à la performance de notre parc automobile ainsi qu'à la conformité documentaire, règlementaire du parc et de la fiabilité des données. Ainsi, vos missions au quotidien seront d'assurer : La gestion administrative et documentaire du parc : • Gérer les dossiers administratifs de chaque véhicule (carte grise, assurance, contrats, PV de livraison et restitution). • Enregistrer et mettre à jour les entrées et sorties de flotte dans l’outil de gestion dédié, en lien avec les informations remontées par le gestionnaire opérationnel. • Produire les attestations et documents administratifs demandés ( collaborateurs ou autorités). • Administrer le parc de cartes carburant (attributions, activations, contrôle des relevés de consommation) et détecter toute anomalie d’usage. Le suivi des contrats et des prestataires : • Piloter le suivi administratif des contrats de location : échéances, conditions de restitution, gestion des avenants. • Préparer les dossiers de renouvellement de véhicules. • Assurer le suivi administratif de la relation prestataires : conditions tarifaires, litiges de facturation. • Réceptionner, contrôler les factures fournisseurs avant transmission à la Direction des Achats. • Participer aux revues de performance fournisseur avec la direction des Achats. La gestion des assurances et sinistres: • Être l’interlocuteur(rice) administratif(ve) de la compagnie d’assurance pour l’ensemble du parc. • Ouvrir, instruire et suivre les dossiers sinistres, des pièces justificatives jusqu’au remboursement. • Préparer les bilans sinistres pour les négociations annuelles avec les assureurs. La gestion des infractions et contraventions : • Réceptionner, centraliser les avis de contravention, identifier le conducteur responsable, procéder à sa désignation dans les délais légaux et assurer le suivi du règlement des amendes. • Produire des reportings réguliers sur la sinistralité comportementale (infractions par conducteur, par type d’infraction). Le suivi budgétaire et reporting : • Fournir des reporting mensuels, trimestriels et annuels sur l’ensemble des coûts de la flotte. • Participer à l’élaboration et au suivi du budget annuel de la flotte, et produire les reportings à destination de la direction des Achats Votre profil : Vous disposez d'un Bac2 minimum en gestion ou administration. Vous avez une expérience de 3 ans dans un poste administratif similaire : gestion de parc ou services généraux (une première expérience en gestion de contrats ou sinistres est un plus). Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Excel, Word), la pratique d'un logiciel de gestion de flotte est souhaitée. Vous êtes rigoureux(se), organisé.e, à l'aise avec les chiffres et savez travailler en équipe. La discrétion est de rigueur sur ce poste. Si vous vous sentez prêt.e à endosser ce rôle exceptionnel, n'hésitez pas à postuler ! Nous vous en serons reconnaissants ! Rejoignez une aventure qui a commencé il y a près de 50 ans, initiée par deux amis aussi ambitieux que vous. Aujourd'hui, notre société est devenue une belle entreprise de près de 1000 personnes qui travaillent ensemble pour faire de la sécurité incendie un défi surmontable pour tous… en tout point de la France. Chez Estya, nous nous spécialisons dans la détection incendie, le désenfumage, la détection gaz, les moyens de secours et la sûreté pour accomplir nos missions de A à Z. Ensemble, remplissons notre devoir avec détermination et passion ! Estya encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Des accommodations seront fournies sur demande pour faciliter le processus de candidature. Estya est résolument engagée dans une politique RSE, intégrant des pratiques durables pour un impact positif sur la société et l'environnement.