Description du poste
Sous la direction de la Directrice Adjointe GL Services Support, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la gestion des baux spécifiques :
Vous devez optimiser la commercialisation des locaux spécifiques (commerces, foyers, gendarmerie…) dans le respect des objectifs de vacance du parc confié et de la rentabilité financière conformément à la règlementation et aux process en vigueur
Les missions :
A ce titre, il/elle doit:
* Assurer la gestion des baux conformément aux procédures internes (Etat des lieux d’entrée et de sortie, avenants…)
* Mettre en œuvre la stratégie commerciale
* Déterminer les besoins et proposer une solution adaptée (financière/humaine) en renseignant, orientant et conseillant les prospects
* Constituer et vérifier les dossiers prospects visant à la conclusion des contrats (constitution des dossiers et enregistrement)
* Participer à des réunions de coordination avec les institutionnels concernés quant aux bénéficiaires des locaux commerciaux
* Assurer le suivi des dossiers concernées et veiller à la satisfaction du client
* Assurer la continuité de service en cas d’absence
* Assurer le recouvrement amiable et précontentieux des impayés des clients présents et en assurer la gestion administrative
* Suivre et mettre à jour les tableaux de bord des reporting liés à l’activité
* Rendre compte par écrit ou/et via les outils informatiques de son activité auprès de la hiérarchie
* Faire toute proposition permettant de réduire la vacance (ajustement des loyers…)
* Mettre en place des stratégies et actions visant à satisfaire et retenir les locataires, afin de garantir la pérennité et la rentabilité d'un parc immobilier
* Accompagner et orienter les clients dans leurs choix et décisions, en tenant compte de leurs besoins et de leurs contraintes spécifiques
* Participer à la promotion de la culture client en apportant une attention quotidienne à la qualité des réponses apportées
ACTIVITE DES LOCAUX COMMERCIAUX ET PROFESSIONNELS
* Rechercher des prospects commerces par tous les moyens nécessaires (réseaux sociaux, publicité, agences immobilières, annonces etc…) en ciblant et prospectant les clients potentiels par une communication adaptée, validée par la hiérarchie et en collaboration avec le service communication
* Assurer la gestion administrative des dossiers liés à l’activité
* Coordonner et accompagner les prospects lors de visites sur site et tenir des permanences
* Effectuer les visites des locaux commerciaux et professionnels
* Assurer les dépôts de garantie, contrôler, saisir et suivre les assurances
* Vérifier la solidité financière des projets
* Négocier les conditions financières du bail et proposer les éventuels travaux
* Enregistrer les dossiers viables, les préparer pour instruction en commission et y participer si nécessaire
* Etablir et compléter le tableau de suivi des vacances recueillant les observations des prospects
* Assurer la mise en place des évolutions fiscales ou règlementaires
* Assurer l’ensemble des réponses aux clients-commerçants et proposer des actions visant à améliorer leur satisfaction
* Assurer le recouvrement amiable en collaboration avec le service contentieux
* Pointer régulièrement les états de solde des commerçants en collaboration avec le service contentieux
* Relancer par tous moyens les commerçants débiteurs avant l’engagement de la procédure contentieuse
RELATIONS INTERNES ET EXTERNES
Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise:
* Dossier de demande de local commercial et professionnel
* Tableau de suivi des visites et de la vacance
* Tableau de suivi des relances des impayés
Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise:
* Reporting annuel
* Notifications d’attribution
* Proposition d’attribution des locaux
* Baux commerciaux, professionnels, civils
* Autorisation de cession de bail, avenants…
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