Secrétaire – assistant de direction (f/h) – insee

Vos missions en quelques mots Le secrétariat mutualisé de la direction régionale est composé d’un secrétaire – assistant de direction à Besançon et d’un secrétaire – assistant de direction à Dijon. Les deux secrétaires – assistants de direction traitent indistinctement les demandes liées à l’établissement de Besançon et celles liées à l’établissement de Dijon. Les missions des secrétaires – assistants de direction sont de deux natures : 1) D’une part, prendre en charge les activités de secrétariat sur le périmètre de la direction régionale : gestion et diffusion des courriers, mise en forme, vérification, enregistrement et diffusion des notes, assistance aux utilisateurs. Sur cette partie, le titulaire du poste est amené à : • assurer la gestion et le suivi de la messagerie administrative en redirigeant le courrier aux destinataires de la direction régionale ; • assurer la gestion du courrier départ et arrivée dans la direction régionale via l’application interne de gestion du courrier ; vérification de chaque courrier départ et préparation des plis si nécessaire (frais de déplacement par exemple) ; • assister les utilisateurs dans l’utilisation de l’application de gestion du courrier ; • effectuer les travaux de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement des services : filtrage téléphonique, gestion d'agendas, classement, gestion et suivi des réponses à faire. 2) D’autre part, assister la directrice régionale et les membres du comité de direction dans leurs fonctions, notamment dans l’organisation de réunion, la prise de rendez-vous, et de façon générale dans leurs relations avec les institutionnels et organismes extérieurs. Sur cette autre partie, le titulaire du poste est aussi amené à : • assister la directrice régionale et les membres du comité de direction dans l’organisation de réunions internes régulières, ou avec des institutionnels (services de l’État, collectivités territoriales) ; • mettre à jour les organigrammes et annuaires de la direction régionale ; 3) Outre ces fonctions partagées, le secrétaire – assistant de direction de Besançon est également chargé de la distribution du courrier papier de l'établissement de Besançon. Il contribue aussi, en lien avec la responsable de la communication interne, à la continuité de service pour l'actualisation et les mises à jour de l'intranet de la direction régionale. Il prend également en charge la mission de correspondant archives pour l’établissement de Besançon. En fonction du profil du candidat et de l’organisation retenue, il pourra également être amené à prendre en charge d’autres travaux, comme l'organisation et du secrétariat du Comité Social d’Administration (CSA) et de ses groupes de travail. Profil recherché Le poste nécessite des compétences organisationnelles, une rigueur dans le respect des procédures et une maîtrise des outils bureautiques standards. En outre, des qualités relationnelles – sens du dialogue et respect de la confidentialité – sont indispensables, compte tenu du nombre important d’acteurs de tous niveaux hiérarchiques avec lesquels il faut collaborer, et du caractère sensible des informations traitées. Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter Christine LECRENAIS, cheffe du service de l'administration des ressources Mathilde CORNEVAUX, conseillère en parcours professionnel