Assistante de direction - ccas la rochelle

Vos missions en quelques mots Sous la responsabilité de la directrice du Pôle Administration et Fonctions supports et, en lien avec vos collègues du pôle, vous assurez l’organisation des commissions, le lien avec les administrateurs et contribuez au bon fonctionnement du système de pilotage de l'activité et des projets des directions. Administration générale : - Assurer le secrétariat de l’administration générale (courriers, notes, rédaction d’invitation…) - Gérer les plannings des salles, les liens visio et les voitures de service - Gérer la boite mail générique du CCAS - Assurer l'accueil téléphonique internes et externes (partenaires, particuliers) - Gérer la signature des flux financiers - Faire l'enregistrement quotidien du courrier arrivée/départ - Assurer le suivi des parapheurs - Gérer la préparation des salles lors des instances et réunions de Direction générale (connexion visio et/ou convivialité) - Assurer le suivi et les commandes de fournitures - Gérer le planning des astreintes des cadres - Faire le recensement des congés des cadres - Faire le lien entre les services du CCAS, de la Ville et de la CDA. Direction générale : - Assurer le secrétariat de la Direction Générale : gestion de l’agenda quotidien (programmation de réunions/ou rendez-vous avec les partenaires, suivi de la boîte mail de la Directrice générale, participation aux réunions et rédaction des comptes rendus - Faire le suivi budgétaire de la Direction générale, du secrétariat général et du pôle autonomie - Faire le lien avec les secrétariats des Elus et des services Ville et CDA. Instances : - Planifier les instances (Conseil d’Administration, commissions) - Gérer l'organisation des Conseils d’administration : planification, constitution des dossiers, prise de notes pour compte rendus, élaboration des délibérations et rédaction du PV. - Faire le lien avec la Préfecture pour la transmission des actes, marchés et délibérations - Assurer le suivi des contentieux et de l'accompagnement juridique (lien avec l'avocat du CCAS) Direction autonomie : - Gérer la planification des réunions, la constitution des dossiers, les comptes-rendus, l'élaboration des délibérations et la rédaction des procès verbaux. Profil recherché - Être titulaire du baccalauréat minimum 2 années d'expérience sur des missions similaires incluant les instances administratives - Maîtriser l'organisation générale des collectivités territoriales (Régions, Départements et Communes) et de leurs établissements publics (structures intercommunales : CDA, établissements publics locaux : CCAS, OPH…) - Connaître les techniques administratives et les outils bureautiques -Être capable d'anticiper - Être organisé, méthodique et rigoureux - Être réactif - Avoir le sens du travail en équipe - Être discret et faire preuve de diplomatie. - Être disponible