Publiée le 14 juin
Mission du poste
Almatek recherche pour l'un de ses clients, Un assistant administratif confirmé sur Seine Saint Denis.
1. Contexte de la mission
Au sein de la Direction des Télécommunications (Téléphonie Critique), vous intervenez dans un environnement exigeant en matière de sécurité, conformité et traçabilité.
La mission vise à structurer et fiabiliser les processus administratifs liés :
? aux prestations externes
? aux ressources humaines (agents et prestataires)
? aux obligations réglementaires et de sécurité
? aux approvisionnements et consommations
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2. Objectifs principaux
? Assurer la gestion administrative des contrats de prestations
? Piloter les processus d?arrivée et de départ des ressources
? Garantir le suivi des obligations réglementaires (habilitations, formations, EPI)
? Gérer les commandes et suivre les consommations
? Structurer et fiabiliser les données administratives
? Contribuer à l?amélioration continue des processus
3. Activités principales
3.1 Gestion des contrats de prestations
? Suivi administratif (création, renouvellement, échéances)
? Vérification de la conformité contractuelle
? Interface avec les prestataires et équipes internes
? Suivi des engagements contractuels
? Mise à jour des bases de données
3.2 Gestion des entrées / sorties
? Organisation des onboardings (accès, badges, matériels)
? Gestion des départs (clôture des accès, restitution)
? Coordination avec RH, IT et sécurité
? Mise à jour des référentiels
3.3 Suivi réglementaire et sécurité
? Suivi des habilitations (H0B0, SECUFER, AAE)
? Gestion des formations obligatoires
? Suivi des EPI
? Contrôle de conformité des prestataires
? Gestion des alertes
3.4 Gestion des commandes
? Demandes d?achat
? Suivi commandes (validation, réception, facturation)
? Suivi budgétaire
? Tableaux de bord financiers
3.5 Activités à valeur ajoutée
? Mise en place de KPI administratifs
? Automatisation et digitalisation des processus
? Gestion documentaire et GED
? Support audits et COPIL
? Rédaction de procédures
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Profil candidat:
4. Compétences requises
? Expérience confirmée en assistance administrative
? Très bonne maîtrise d?Excel (niveau avancé recommandé)
? Rigueur organisationnelle
? Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
? Bon relationnel (multiples interlocuteurs)
? Connaissance des environnements contraints (ferroviaire / sécurité) appréciée
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5. Livrables attendus
? Tableaux de suivi des contrats
? Suivi des arrivées / départs
? Registres habilitations et formations
? Suivi EPI
? Tableaux de suivi budgétaire
? Reporting mensuel
? Tableaux de bord KPI
? Procédures et dossiers de conformité
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6. Environnement & organisation
? Intervention au sein du pôle ECHo (Téléphonie Critique)
? Interactions avec équipes projets, RH, achats et sécurité
? Reporting au responsable (chef de pôle)
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