Vos missions en quelques mots Dans le cadre d'un service public de proximité et sous la responsabilité de la DGS assure l’accueil du public et le soutien administratif à la direction générale et à l’urbanisme. Accueil (60%) - Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et autres - Recevoir, filtrer, orienter les appels téléphoniques - Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence - Renseigner et orienter au mieux les administrés - Maintenir l’espace accueil - Assurer la diffusion des informations au public et aux services concernés - Actualisation des documents par affichage (Panneau Lumineux- Tableau extérieur- Intérieur) - Gestions des mails (identifier la demande, le degré d’urgence et le suivi au sein des divers services) - Gérer les demandes de la population, conseiller et assister dans leurs démarchés administratives et sociales - (Délivrance d’attestation de résidence, de départ, certificat de vie, attestations d’accueil, inscriptions scolaires, ) - Inscriptions sur les listes électorales Secrétariat général et moyen généraux (20%) - Gestion de l’agenda des réunions sur Outlook et Planning - Gestion des courriers arrivée et départ (enregistrement, numérisation, photocopie et affranchissement) - Préparation et mise en validation de documents divers - Rédaction ; mise en forme de courriers divers et mis sous pli et assurer le suivi et la mise à jour des bases de données sur des tableaux de données - Classement et archivage physique et numérique des documents - Gestion des commandes de fournitures administratives, produits d’entretien, de pharmacie, des consommables photocopieurs et machine à affranchir. - Suivi des stocks et gestion des besoins de fournitures administratives, de pharmacie, des consommables photocopieurs et machine à affranchir. - Réception des livraisons. Urbanisme (15%) - Réception et saisie des dossiers urbanisme via NEXT ADS et papier pour transmission à l’agglo : CU-DIA-DP-PC-PA-TRANSFERTS DE PC… - Création du dossier physique (suivi/tenue/classement/archivage/envoi légalité/envoi DGFIP) - Tenue du registre des actes (classeur bleu) - Relation pétitionnaire-agglo (ajouts pièces complémentaires ou modificatives, envoi des arrêtés opposition et non opposition, mails accords tacites) - Tenue de l’affichage des PC-DP : dépôt-accords-refus Profil recherché - Connaissance du statut de la fonction publique territoriale - Techniques de rédaction administrative - Maitrise des applications informatiques professionnelles et de bureautique courante - Maîtriser les techniques de communication - Gestion des conflits - Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils - Bonne présentation générale et très bonne maitrise du Français - Être organisé, rigoureux et méthodique et autonome - Discrétion, secret professionnel et devoir de réserve - Sens de la diplomatie - Savoir rendre compte.
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