Il est organisé en une direction administrative à Neuville et 10 départements d’enseignements situés à Neuville, Argenteuil, Sarcelles et Pontoise. Le poste se situe au département Génie électrique et informatique industrielle. Le secrétariat est composé d’un administratif. Le département dispose également d’un technicien. L’agent remplace un agent en congé parental, renouvelable.
* Assurer le secrétariat administratif et pédagogique ;
* Assister le chef du département et les enseignants ayant des charges administratives ;
* Assurer l’interface entre la direction de l'IUT et les enseignants ;
* Travailler en coordination avec la direction de l'IUT, et les différents partenaires de l’IUT internes et externes (entreprises, CFA…).
Scolarité
- Accueillir, renseigner et assister les apprenants ;
- Suivre administrativement les campagnes de recrutement des apprenants ;
- Contrôler les inscriptions administratives des apprenants ;
- Suivre l'assiduité des apprenants (absences, retards...) ;
- Préparer les jurys, assister aux commissions, saisir les notes, vérifier les procès-verbaux, éditer les relevés de notes et d'acquis et les remettre aux apprenants ;
- Assurer l'interface entre le CFA et le département ;
- Suivre les contrats d’apprentissage et les apprentis en relation avec les CFA en utilisant l’application dédiée (plannings, absences…) ;
- Assister les enseignants en charge de responsabilités administratives ;
- Gérer les conventions de stage ;
- Développer et entretenir les relations entreprises du département.
Secrétariat de département
- Compte rendu de réunion (dont conseil de département).
Ressources humaines de proximité
- Accueillir les nouveaux enseignants ;
- Gérer les dossiers de recrutement des vacataires ;
- Assister les enseignants dans leurs démarches administratives (suivi des dossiers RH...) ;
- Saisir les heures prévisionnelles de cours en présentiel et les heures du référentiel devant étudiants dans SAGHE. Contrôler et valider les heures réalisées ;
- Gérer les ordres de mission des enseignants du département.
Gestion matérielle
- Gérer les emplois du temps sur l’application CELCAT ;
- précommandes, suivi des commandes (relations avec les fournisseurs) et préparer les services faits pour le chef de département.
- Gérer les relations avec les services supports pour l'organisation matérielle du département.
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