Secrétaire insertion contractuel - esco grésilles - conseil departemental de la cote d'or

Vos missions en quelques mots Sous la responsabilité de l’Adjoint au chef d’Agence, • Accueille le public (accueil téléphonique et physique), • Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention et réalise des travaux bureautiques, • Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers, • Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d’intervention. Accueille le public (accueil téléphonique et physique) : o Crée avec l’usager son dossier administratif ou celui de la famille sous SOLIS o Assure l’information à l’usager sur les différents dispositifs, apporte une réponse médico-sociale de premier niveau et évalue l’urgence de la situation o Oriente si nécessaire auprès des Travailleurs Médico-sociaux de l’Agence ou auprès d’un organisme extérieur. o Gère et programme les rendez-vous des travailleurs sociaux o Participe à l’animation des salles d’attente de l’Espace Solidarités Côte-d’Or o Peut participer à la réalisation de permanences administratives, notamment en médiation numérique • Réceptionne, traite et diffuse toute information relevant de l’Espace Solidarités Côte-d’Or (courrier papier ou boîte aux lettres de service) ainsi que les diverses sollicitations d’usagers et de partenaires • Participe au secrétariat de l’Adjoint au Chef d’Agence et réalise des travaux bureautiques : o Gère les rendez-vous o Conçoit et met en forme tout type de support, o Renseigne les systèmes d’information (tableaux de bord, SOLIS…), o Gère la logistique de l’ESCO • Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers et partenaires : o Assure le suivi des dossiers en respectant les délais, o S’assure que les dossiers sont complets, o S’assure du bon suivi des réponses données aux usagers o Réalise le classement et l’archivage des documents 2/3 3/3 • Exécute et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs : o Prépare et organise les réunions des commissions territorialisées (réservations des salles, convocation des participants, ordre du jour, procès-verbaux, etc…), o Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers. CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE : Agent affecté principalement à l'ESCO DIJON Grésilles, avec intervention possible sur d'autres ESCO de l’Agence en fonction des besoins de service. Suppléance en cas d'absence d’autres secrétaires afin d'assurer l'accueil téléphonique et physique. Profil recherché TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes) Trier, classer et archiver des documents Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes Utiliser les applicatifs métiers Suivre et gérer des dossiers Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal) COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.) Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans l’accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs Analyser les demandes du public, le renseigner et l’orienter Pratiquer l’écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte Participer à la mise en œuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe Contribuer au fonctionnement logistique de l’entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux…) Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu’avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré