[31567] EHPAD de Villefranche sur Mer
NOUS RECHERCHONS UN/UNE SECRETAIRE DE DIRECTIONLes missions:Apporter une aide permanente à la direction de l'Etablissement en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.Faire le lien entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes.Aide à la gestion des dossiers de médiation Résidents/Familles/InstitutionDOMAINE D'ACTIVITES 1. Accueil téléphonique et physique au secrétariat de direction :Renseigner les interlocuteurs et orienter si nécessaire les appels et demandes téléphoniquesRecevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, les courriels et fax.2. Réception et traitement du courrier journalier et messageries électroniques :Réception, tri et enregistrement du courrier journalier des services administratifs Suivi des revues mises en circulation dans les servicesRéception et transmission des courriels aux services concernés3. Organisation permanente de la vie professionnelle du directeur :Organisation de l'agenda et prise des rendez-vous en fonctions des priorités du directeurRappel des informations importantes et transmission des messages4. Gestion du courrier de la direction et de l'équipe de direction :Rédaction, frappe et mise en forme de divers courriers et rapports.5. Gestion des notes de service et d'information :Rédaction, frappe, mise en forme et diffusion des notes par voie d'affichage et par courriel.6. Organisation et planification des instances :Conseil d'Administration, Comité Technique d'Etablissement, CHSCT, Conseil de la Vie Sociale, Commission de Coordination Gériatrique, Comité de Liaison Alimentation et Nutrition (CLAN), réunion des responsables de servicePréparation des ordres du jour en concertation avec la direction et l'équipe de direction, Envoi des convocationsPrise de notes lors des Conseils d'Administration et des réunions mensuelles des responsables de service.Rédaction des procès-verbaux, délibérations et comptes rendus en concertation avec la direction et l'équipe de directionTenue des classeurs des différentes instances et registre des délibérations7. Suivi des projets et activités de la direction :Participation à la mise en oeuvre de dossiers prioritaires : Renouvellement convention tripartite, plan directeur, plan canicule, rapports budgétaires, rapport de gestion ....8. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :Mise en forme de tous types de courriers, rapport et documents divers (annuaire téléphonique intérieur, lettres types, affiches, invitations, menus festivités ......Elaboration de diaporamas9. Classement et archivage des dossiers et documentations :Mise en place d'un plan de classement sur support informatiqueScannage et classement des documents institutionnels sur support informatique (arrêtés, décisions budgétaires, rapports techniques, rapports analyses alimentaires11. Communication externe - Organisation de manifestations diverses :Réalisation d'invitations pour des manifestations diverses : arbre de Noël des enfants du personnel, voeux de nouvel an, départs à la retraite d'agents ...Elaboration et mise en page du Journal interne
Description du profil recherché:
Vous avez une expérience similaire Maîtrise des logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint, publisher)Maîtrise des nouveaux supports de communication (Internet, messageries électroniques).Application des règles de rédaction et de présentation des courriers administratifsTransmission des informationsGestion de la confidentialité des informations, discrétionSens de l'organisation, rigueur et priorisation des activités de secrétariatCapacité de gérer son temps de la manière la plus efficace possibleCapacité d'apporter une contribution et une collaboration au sein de l'équipe de direction et des autres services pour la réalisation des dossiers en cours Bonnes communications écrites et orales
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
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