Description du poste
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
DIRECTION DE RATTACHEMENT: Pôle de Psychiatrie Médecine Légale et Médecine Penitentiaire.
METIER DE RATTACHEMENT: SECRETAIRE MEDICO ADMINISTRATIVE
SECTEUR D’AFFECTATION: Mavie Hôpital Calmette
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE:
1. Professeur MEDJKANE François Chef de Service de Psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent
2. Mme LARDEUR Nathalie, et M DISSAUX David Cadres supérieurs de santé
3. M CLARY Thomas Cadre de santé
Description des services
4. L’accueil est situé à l’entrée de MAVIe, au 2eme étage Est de l’hôpital Calmette.
5. La structure MAVIe regroupe les unités suivantes : le Centre Régional du Psychotraumatisme (CRP), REZOP (Enfants de REtour de Zone d’Opération), PSY-VIM (prise en soins de mineurs victimes de Violences Intra-Familiale) l’Unité Médico-Judiciaire (UMJ), l’UAPED (Unité d’Accueil Pédiatrique Enfance en Danger)
6. Les unités composant MAVIe prennent en soin des enfants, des adolescents et des adultes.
7. Victimes de violence(s) ou d’événement(s) traumatique(s)
8. Des consultations programmées
MISSIONS PRINCIPALES
Le dispositif Violences et vulnérabilité est un dispositif médico-psychologique mobile et pluridisciplinaire à destination :
9. De mineurs victimes de violences intrafamiliales (Activité Psy Vim)
10. Des mineurs victimes d’une violence migratoire. Des Mineurs Non Accompagnés (MNA) et jeunes majeurs pris en charge par l’ASE, les enfants et adolescents exilés sans accès aux droits, notamment les « Mijeurs » : jeunes en recours de reconnaissance de minorité. (Activité MEOPSY)
11. Des mineurs rapatriés par l’Etat de la zone de conflit. Ces mineurs français ont été amenés sur la zone de conflit par leurs parents ou un proche, ou sont nés sur zone. (Activité REZOP)
Il renforce l’offre en psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent vers et pour les jeunes isolés, en situation de précarité ou en difficulté sociale et/ou familiale, ayant été confrontés à des contextes de violences, pour un accès aux soins, et il propose un parcours gradué et coordonné pour tous.
Intégré au plateau Mavie, et en collaboration directe avec le CRP et le service de PEA, l’activité du secrétariat DVV est au centre de la mise en synergie des expertises au bénéfice des jeunes usagers et de leurs proches.
MISSIONS PRINCIPALES DU SECRETARIAT DU DVV
12. Accueil téléphonique (information, prise de rendez-vous sur sillage RDV, messages divers, coordination des rendez-vous pluriprofessionnels…),
13. Coordination des activités REZOP et PSY VIM
14. Accueil physique des patients et des familles en collaboration avec les secrétaires du plateau.
15. Préparation, gestion et rangement des dossiers médicaux,
16. Admission des personnes prises en charge en hospitalisation,
17. Gestion des agendas des médecins du dispositif
18. Saisie des courriers médicaux et administratifs,
19. Classement des courriers,
20. Participation à la saisie de l’activité médicale (RUM, PMSI)
21. Garantie le bon suivi des informations
La secrétaire doit donc développer :
22. Une fonction d’accueil et d’information notamment en collaboration avec l’hôtesse du plateau :
Le poste de secrétaire représente un espace privilégié pour l’accueil du public. Qu’il soit physique (patients ayant rendez-vous en consultation, personnes se présentant à la recherche d’un renseignement, famille ou visite…) ou téléphonique, la qualité de l’accueil est toujours un élément essentiel quant au bon déroulement du suivi ultérieur, sinon quant à l’efficacité de la prise en charge des personnes qui s’adressent à l’institution.
23. Missions d’accueil :
Il/elle reçoit, renseigne, oriente les usagers de l’hôpital vers l’interlocuteur ou le service recherché.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec les différentes unités de soin et d’administration (BE-AMA et direction) et les différents professionnels médicaux et non médicaux du pôle.
L’accueil est un moment privilégié et déterminant de la qualité de la prise en soin.
La secrétaire est à l’écoute du patient et des familles afin d’assurer un accueil personnalisé, dont l’objectif est de rassurer et de favoriser une bonne communication, pour délivrer aux personnes concernées les informations nécessaires au bon déroulement de leur hospitalisation, dans le respect de la confidentialité et dans les limites de ses compétences.
ll ou elle est soumise au respect du secret professionnel.
Il ou elle assure l’accueil (physique et téléphonique) et l’orientation des personnes.
Il ou elle accueille de manière professionnelle l’anxiété éventuelle du patient ou de ses proches en gardant une maitrise de soi et en maitrisant les procédures du service.
24. Une fonction technique.
La secrétaire utilise quotidiennement de multiples outils informatiques afin de saisir les courriers médicaux et administratifs, des certificats, des attestations, des données relatives à l’activité médicale (PMSI), des données relatives aux protocoles médicaux de l’unité…, de participer à la saisie et au traitement de données spécifiques utilisées pour les enquêtes et les rapports d’activités propres au service, de participer à des protocoles de recherche, dans le domaine de sa compétence.
Sa connaissance des divers logiciels, qu’ils soient bureautiques ou liés à l’organisation administrative de l’institution est essentielle ; il en est de même en ce qui concerne l’utilisation de tout matériel bureautique utilisé dans le cadre de la saisie et la gestion des courriers (dictaphone…).
La secrétaire utilise pour la gestion des RDV : sillage RDV et également sillage DM pour les courriers médicaux.
25. Une fonction logistique et de coordination
La secrétaire gère les agendas, les plannings d’occupation des bureaux, la réception et la répartition des courriers, participe éventuellement aux réunions concernant l’organisation du service.
Elle est force de proposition pour l’amélioration des organisations et représente un élément moteur et positif de l’équipe.
26. Une fonction de gestion.
La secrétaire est responsable de la préparation, la gestion, au rangement, à l’archivage des dossiers médicaux et des documents mis à disposition au sein du service.
La secrétaire, en collaboration avec le cadre du service, participe à la gestion de l’ensemble des documents et fiches spécifiquement utilisés dans le cadre du fonctionnement quotidien des activités, mais également à la gestion des fournitures bureautiques et de l’ensemble des documents et fiches spécifiquement utilisés dans le cadre du fonctionnement quotidien des activités du service.
27. HORAIRES DE TRAVAIL :
28. TYPE DE ROULEMENT : FIXE
29. BASE HORAIRE : 39h (17 RC)
30. AMPLITUDE HORAIRE POSSIBLE : 8h30/18h (coupure de 30 minutes ou 1h)
31. QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL : 100%
Profil recherché
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
Un dynamisme et des qualités physiques et moralessont attendues afin d’être capable de répondre aux multiples demandes et sollicitations, maitrise de soi, posture bienveillante et réflexive.
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à garder la juste distance avec les professionnels et avec les usagers.
Respect de la confidentialité et du secret médical
FORMATION REQUISE :
Titre professionnel de Secretariat Médical
FORMATION ET/OU EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE
Expérience dans un secteur somatique et/ou psychiatrique
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