Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) (h/f)

Sous la supervision de la responsable, l'assistante administrative et commerciale gèrera et sécurisera
le secrétariat de l'entreprise, l'accueil physique et téléphonique des clients et partenaires. Elle aura la
charge du planning du personnel de chantier et la rédaction des factures. Elle devra identifier les
raisons des devis non validés en contactant les clients.

Activités :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients :
o Traiter les demandes des clients et des fournisseurs
o Réaliser les relances téléphoniques pour assurer un
traitement rapide des dossiers
o Trier et traiter les mails
o A appliquer : rapidité dans les échanges téléphoniques en
« cadrant » les interlocuteurs clients ou autres

- Planification et suivi des chantiers :
o Gestion de la prise des rendez-vous des commerciaux et
des techniciens concernant les dépannages
o Compléter le suivi et la planification chantier dans Hercule
Pro.
o Relancer les fournisseurs pour fixer les dates
d'intervention.
o Réalisation des devis < 500€ (amené à évoluer vers des
devis plus complexes).
o Commande du matériel nécessaire aux chantiers,
recherche fournisseurs avec étude de prix.
o Réalisation des factures travaux
o Dématérialisation des dossiers chantiers.

- Gestion administrative du magasin :
o Gestion des achats consommables et gestion du stock
consommable (éviter les ruptures)
o Assurer le traitement des commandes jusqu'à la facturation
et la livraison
o Enregistrement des factures sur les plateformes mises à
disposition (Chorus.)
o Validation des BL et réalisation des factures

- Relances clients sur les devis non validés :
o Contacter l'ensemble des clients pour lesquels les devis
n'ont pas été validés (à J+3, soit au maximum 10
devis/jours)
o Tenir à jour le tableau de suivi commercial avec date de
relance et conclusions.

- Gestion des temps :
o Suivi des heures journalières sur Excel
o Suivi des CP