Assistant.e de direction en cdd

Missions :

Activité de la Direction :
Au sein du Pôle Défis Environnementaux, Lien social, Faire Ensemble (DELFE), une nouvelle Direction intitulée « DAPHNEE » se met en place au 1er juin 2025. Elle compte 6 services et 3 missions, soit environ 70 agents, répartis sur les deux sites de Toulouse et Montpellier.

1. Elle est en charge de la mise en oeuvre des politiques liées à l’adaptation au changement climatique, à la planification territoriale (SRADDET), aux nouveaux modèles d’aménagement et d’habitat, à la préservation des ressources naturelles (biodiversité, nature, eau et risques inondation) ainsi qu’à la participation citoyenne et à l’éco citoyenneté. Elle travaille en grande transversalité avec les autres directions sectorielles.

Définition du Poste :
Sous l’autorité de la Directrice, l’assistant.e de Direction a pour mission d’organiser le fonctionnement général de la Direction, en lien avec son homologue basée sur le site de Montpellier. Il. elle fait le lien entre la Direction (1 Directrice, 2 Directrice déléguées, 1 Directrice de mission), tous les services/missions de la Direction, ainsi que la Direction Générale Déléguée.

Missions / Activités :

Gestion du secrétariat de la Directrice déléguée et de la Directrice de mission

2. Accueil physique et téléphonique ;
3. Gestion de l’agenda et organisation des réunions ;
4. Gestion des déplacements.

Secrétariat de la Direction

5. Travail en binôme avec l’assistante de la Directrice et de la Directrice déléguée basée à Montpellier ;
6. Appui administratif apporté aux postes rattachés à la Direction (Référent budgétaire, Missions) ;
7. Participation hebdomadaire à la réunion de Direction
8. Organisation du flux de courrier (E/S) via ELISE ; mise en forme de courriers, de notes… ;
9. Organisation du flux de parapheurs ;
10. Appui à la Direction pour le suivi des tâches et coordination des demandes internes et externes à la Direction (rôle d’alerte concernant les demandes urgentes et dates butoirs à respecter, centralisation d’éléments pour la Direction en réponse à des demandes…) ;
11. Préparation des dossiers (reprographie de documents, organisation intérieure du dossier…) ;
12. Rédaction de comptes rendus relevant des activités transversales de la Direction ;
13. Réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons ;
14. Analyse et réalisation de la diffusion des informations et des instructions vers les services ;
15. Gestion et suivi de documents administratifs (courriers, notes…) ;
16. Gestion des plannings, congés, absence du personnel ;
17. Garantie du respect des circuits décisionnels ;
18. Continuité de service et suivi des réponses aux demandes internes (hiérarchiques ou émanant d’autres Directions) et externes
19. Rôle de référent ELISE (logiciel courrier) ;
20. Suivi et coordination des réponses aux demandes formulées par la direction générale, le cabinet de la Présidence ou les élus ;
21. Lien avec les directions concernées par les demandes de matériels et mobiliers ;
22. Intérim ponctuel du secrétariat / de l’accueil téléphonique de l’assistante de Direction basée à Montpellier.

Participation à la préparation des rapports en sessions de l’Assemblée Plénière et des Commissions Permanentes

23. Contrôler la bonne préparation des rapports, délibérations, notes de synthèse et réponses aux questions en vue des commissions permanentes et assemblées plénières ;
24. Suivi de la préparation des rapports et appui à la rédaction (tableau de suivi, recueil des visas Direction et DGD) ;

Suivi budgétaire et comptable de la ligne fonctionnelle de la DAPHNEE

25. Rédaction des demandes d’achat (matériels, salles, intervenants, …) ;
26. Sollicitation de devis ;
27. Passage et paiement des commandes.

Profil :

Connaissances :

28. Secrétariat administratif
29. Fonctionnement et actes des collectivités
30. Mise en place et suivi de tableaux de bord
31. Logiciels métiers (dont Gédélib, AirDélib, Progos, Grand Angle)
32. Méthodes de gestion du temps
33. Outils informatiques et bureautiques
34. Techniques de gestion de planning
35. Techniques de classement et d’archivage
36. Techniques de recherche documentaire

Qualités requises :

37. Grande autonomie dans l’organisation du travail
38. Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse, capacité à prendre des initiatives
39. Discrétion
40. Sens de la communication et secret professionnel
41. Sens du relationnel
42. Adaptabilité et réactivité
43. Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration

Modalité de recrutement :

CDD 2 MOIS (possiblement renouvelable)