Sous l’autorité de la direction exécutive de l’Ecole de la recherche, vous aurez la responsabilité de gérer le secrétariat central du doctorat et vous effectuerez les missions suivantes:
- Effectuer le suivi de la procédure d’admission en doctorat, deux fois par an, en lien avec la direction des Admissions:
* Préparation des COMEX d’admission en lien avec la direction exécutive de l’Ecole et la direction des Admissions ;
* Vérification du statut académique des directeurs de thèse ;
* Enregistrement des admis dans la base de données Banner ;
* Vérification des conventions de cotutelle, en collaboration avec les programmes doctoraux.
- Effectuer le suivi de la procédure d’admission en habilitation à diriger des recherches (HDR):
* Prise de connaissance de l’ordre du jour du Conseil scientifique et des comptes-rendus ;
* Enregistrement des admis dans la base de données Banner.
- Gérer la procédure de venue en soutenance pour le doctorat et la HDR, en collaboration avec l’ensemble des programmes doctoraux :
* Recueil des validations, vérification des pièces, envoi des courriers et suivi ;
* Convocations du jury, annonce des soutenances ;
* Accueil du jury lors des soutenances, tenue des registres ;
* Transmission des thèses et travaux à la bibliothèque ;
* Veille juridique.
- Analyser et améliorer les procédures du doctorat et de la HDR :
* Renforcement de l’efficacité et de la conformité des procédures existantes ;
* Mise en place d’outils de gestion rapidement mobilisables permettant de piloter finement les différentes procédures existantes.
- Gérer l'animation des sujets liés au doctorat et à la HDR en lien avec les responsables administratifs et administratives des différentes disciplines (sociologie, science politique, économie, histoire, droit):
* Diffusion des bonnes pratiques en instaurant une communication fluide avec les responsables administratifs et administratives ;
* Maintien de la cohérence des pratiques disciplinaires.
Missions transverses:
* Mise à jour du fichier central de signalement des thèses en préparation (STEP) ;
* Veille juridique et suivi de l’évolution du cadre légal et des informations relatives au doctorat et à la HDR, et mise à jour des documents associés - site web, formulaires…) ;
* Etablissement des listes académiques, à envoyer au Rectorat, et transmission des certificats de diplôme et des diplômes académiques ;
* Etablissement d’attestations en lien avec le Pôle de la scolarité et le Service des archives, à partir de bases de données dédiées ;
* Réponses aux demandes d’informations ;
* Production de chiffres et indicateurs à la demande de la direction exécutive pour répondre aux besoins de pilotage des procédures mais aussi aux demandes internes et externes.
Le poste est ouvert en CDI, basé à Paris.
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