Assistant administratif simmar - f/h

RESPONSABILITÉS :

Contexte du poste : La Réforme des études en santé, secteur médical et paramédical induit une évolution organisationnelle notamment au sein du bâtiment dédié à la simulation SIMMAR. Le recrutement d'un assistant administratif se situe dans ce cadre.
Missions Participer à l'organisation et optimiser les activités de tous les volets administratifs, institutionnel et pédagogique du centre de simulation SIMMAR.
Activités principales :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (Personnels) et externes (Usagers) du SIMMAR
• Organiser la gestion des salles via les logiciels d'établissement
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Répondre aux demandes d'informations des différentes structures internes (Ecoles, Unités de Recherche, services, présidence AMU,...) et institutionnelles (AP-HM, ARS, Région Sud,)
• Sélectionner/ Traiter et diffuser de l'information en interne et en externe
• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données et suivi des indicateurs
• Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, dossiers thématiques)
• Retranscrire des informations orales à l'écrit selon une procédure associée
• Classer et archiver des documents
• Planifier, organiser et rendre-compte sur certains dossiers les interlocuteurs internes et externes
Missions de gestion financière : • Participer à l'élaboration budgétaire du centre et à son exécution
• Réaliser les missions de déplacement
• Gérer les opérations de dépenses
• Emettre les titres de recette
Missions annexes : • Participer à la gestion des évènements et examens récurrents en rapport avec le SIMMAR
• Gestion des commissions et conseils du GIS : convocation, participation aux réunions préparatoires, élaboration des dossiers et suivi des actions
• Participer aux examens et événementiels du SIMMAR
Positionnement hiérarchique Sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif du SIMMAR
Sujétions particulières :
• Encadrement (oui/non) : non
• Conduite de projet (oui/non) : oui

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES REQUISES : Connaissances : • Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques, et plus particulièrement des EPSCP
• Connaissance de l'organisation générale, des règles administratives d'AMU et de ses composantes
• Très bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Très bonne connaissance des techniques de communication
Savoir-faire : • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Accueillir les usagers et personnels, communiquer en faisant preuve de pédagogie
• Analyse des conventions et documents juridiques
• Mettre en application des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (pack office, sifac web, messagerie)
Savoir-être : • Sens de l'organisation, savoir planifier et hiérarchiser les priorités
• Capacité d'adaptation
• Rigueur professionnelle exigée
• Discrétion professionnelle et Confidentialité exigées
• Sens relationnel
• Bonne maîtrise de soi et capacité à gérer son stress
Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social