Responsable du service population

Responsable du service Population, Bas-Rhin

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s) : Attaché, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l'attente d'un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet


Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction des Services à la Population et des Moyens Généraux, sous la responsabilité du directeur, vous assurez le pilotage du service Population, principalement en charge de l’état civil, du funéraire et des élections. Vous participez à la définition des orientations stratégiques et pilotez la mise en œuvre des projets structurants. Vous encadrez les équipes, organisez le suivi de l’activité et veillez à la qualité du service rendu aux usagers.


Activités principales

1. Management / encadrement : Assurer le bon fonctionnement du service en organisant le travail, les plannings et la continuité d’activité. Accompagner les équipes via un plan de formation, des réunions régulières, la mise à jour des procédures et un suivi de la répartition des tâches. Veiller à la qualité de l’accueil au public et à l'application des évolutions réglementaires.
2. Gestion de l’état civil : Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires pour la gestion des actes. Effectuer les auditions prénuptiales si nécessaire et exercer la fonction d’officier de l’état civil, notamment pour les mariages, naissances et décès. Gérer la délégation de signature, l’ouverture et la clôture des registres d’état civil, ainsi que la création des tables annuelles et décennales des registres.
3. Elections : Piloter la réorganisation des bureaux de vote, superviser l’organisation des scrutins et le bon déroulement des opérations. Organiser les commissions administratives et de contrôle, assurer la formation des agents et animer les collaborations avec les services de la Préfecture.
4. Funéraire : Assurer le suivi et la gestion des cimetières, en pilotant la gestion des concessions, des demandes d’inhumation et des espaces cinéraires, tout en respectant la législation funéraire en vigueur.
5. Recensement : Piloter le recensement annuel en recrutant les agents recenseurs et en affectant les adresses. Assurer la mise à jour régulière des résultats dans l’application OMER.
6. Pilotage administratif et financier : Assurer le suivi des crédits et des marchés, promouvoir l’image du service auprès des partenaires de la collectivité et animer les relations avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Tribunal, INSEE, organismes funéraires, etc.). Rédiger les courriers du service, favoriser la transversalité avec les autres services et directions, et représenter le service lors de certaines réunions ou instances.
7. Gestion des équipements dépendants du service : Assurer la mise à jour des logiciels métier en collaboration avec le service DSI. Commander et gérer les stocks des documents administratifs (livrets de famille, livres de mariages, etc.).
8. Gestion des conflits et dossiers spécifiques : Gérer les conflits éventuels entre agents ou avec les administrés, en favorisant la résolution amiable. Superviser les dossiers de regroupement familial (hors enquêtes OFII depuis 2024) et organiser le tirage au sort ainsi que le suivi des jurés d’assises.


Activités complémentaires

* Remplacer en cas de nécessité tout agent absent du service
* Assurer des permanences le samedi


Profils recherchés

* Être diplômé(e) d’une Licence (niveau BAC + 3)
* Avoir une expérience minimum de 3 ans dans des fonctions similaires
* Connaître l'environnement juridique et administratif des collectivités territoriales
* Connaître les procédures de commande publique
* Connaître les législations nécessaires (état civil, élections, funéraires, nationalité)
* Savoir manager et animer une équipe
* Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur
* Posséder des qualités relationnelles – faire preuve d’écoute et d’analyse
* Être disponible, réactif(ve) et force de proposition
#J-18808-Ljbffr