Descriptif du poste
L'IFCAES recrute pour l'un de ses adhérents, une structure de l'ESS basée à Lyon.
Vous êtes placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur et lui rendez compte. Vous travaillez aussi en étroite collaboration avec la Responsable RH, selon les besoins.
La/le Secrétaire de direction assiste le Directeur dans ses activités, et l’accompagne afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité.
La/le Secrétaire de direction joue un rôle stratégique en supportant la direction dans la prise de décisions importantes et la gestion de projets complexes.
Responsabilités et missions : (liste des missions non exhaustive et évolutive selon les besoins)
Assistance de la Direction Générale :
• Gestion administrative et coordination : Suivi des opérations administratives, gestion des priorités, organisation des activités de la direction.
• Interface interne/externe : Transmission fluide des informations entre les services, le personnel, les partenaires et les interlocuteurs externes.
• Rédaction et suivi : Rédaction, diffusion et archivage des comptes rendus de réunions (CoDir, internes, mandatés), suivi des décisions.
• Organisation et logistique : Planification de réunions, optimisation des agendas, organisation d’événements.
• Reporting et outils de pilotage : Compilation et consolidation des données pour élaborer des tableaux de bord et outils d’aide à la décision.
• Contribution à la communication interne : Participation aux actions de communication en lien avec les projets de direction.
• Amélioration des procédures : Proposition et mise en œuvre d’améliorations dans les modes d’organisation et les processus internes.
Assistance en gestion administrative RH
Gestion administrative du personnel :
• Suivi des dossiers collaborateurs : embauches, départs, contrats de travail, avenants, registre du personnel.
• Suivi des temps de travail, absences (maladie, congés), et lien avec le service paie.
• Tenue des registres obligatoires (registre du personnel, registre des absences, dossiers organismes sociaux).
• Suivi des visites médicales, médecine du travail, déclarations d’accidents du travail.
• Relation avec les organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, CPAM, etc.).
Appui au recrutement :
• Participation à l'organisation logistique des recrutements (planification d'entretiens, relation avec les candidats, diffusion des offres).
• Collaboration avec la direction et la direction financière dans la constitution du bilan social.
Suivi de la formation professionnelle :
• Recueil et analyse des besoins de formation. Recherche d’organismes, organisation des actions de formation. Constitution et suivi des dossiers de financement.
Prévention et sécurité au travail :
• Suivi administratif du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).
• Participation globale à la gestion administrative RH et appui à la prise de décision par la mise à disposition d’indicateurs et de données (statistiques RH, absences, temps de travail...).
Compétences requises :
* Maitrise les processus de gestion administrative du personnel (RH)
* Pratique courante des outils bureautiques du pack office (Excel, Word, Power Point, Outlook, Internet)
* Utilisation courante des techniques de prise de notes et de rédaction
* Connaissances de base du droit du travail
* Autonomie, rigueur et capacité d’organisation
* Capacité d’anticipation et esprit d’initiative
* Très bon relationnel et capacité d’adaptation
* Confidentialité nécessaire
* Polyvalence
* Diplomatie
Classification du poste :
CDI / Contrat à temps complet / 35h00 hebdomadaire
Statut : Agent(e) de Maitrise
Salaire brut mensuel : 2 090,77 € + 13ème mois, prime de vacances
Avantages : Accès aux prestations billetterie, vacances, restauration d’entreprise, arbre de Noël... du CSE. Prise en charge à 100% du train entre le domicile et le lieu de travail. Abonnement mensuel TCL pris en charge à 75%.
Lieux de travail :
Siège du CSE, et déplacements sur l'ensemble des structures du périmètre (entre Lyon et son agglomération, Valence, Ptes Lès Valences, Saint-Etienne et Roanne)
Niveau initial requis :
* Niveau 5 de l'Education Nationale (BAC +2 ou 3), avec expérience professionnelle significative de 2 années sur des fonctions similaires.
* Titulaire d’un diplôme technique dans les fonctions de support administratif et organisationnel à l'équipe de direction.
* Permis B exigé.
Si vous êtes motivé(e) pour rejoindre un CSE important sur la région, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Pas de contrat en alternance !
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