Front office manager h/f

FLEX-O créé des espaces de flexoffice et de coworking dans les métropoles françaises : Sophia Antipolis, Paris, Nantes, Lyon, Lille, Montpellier, Nice, Rennes, Bordeaux, etc.

Les espaces FLEX-O sont tous implantés dans des bâtiments neufs ou intégralement rénovés, dont l'écoresponsabilité est attestée par des certifications environnementales (BREEAM, HQE, WELL).

Ils sont stratégiquement localisés avec de nombreux services accessibles à pied (transports en commun, sports, activités, restauration, etc.).

FLEX-O propose des solutions de bureaux sur-mesure (court, moyen et long terme) afin que les entreprises (TPE, PME et Corporate) puissent totalement adapter leurs espaces de travail à leurs activités et ainsi bénéficier d'une réelle flexibilité, le tout couplé à une expérience client digitale créée et développée à 100% en interne par son propre service Recherche & Développement.

FLEX-O est détenu à 100% par le Groupe Courtin et a réalisé une levée de fonds de 15 millions d'Euros en mars 2021, ce qui lui permet de se déployer rapidement au niveau national.

Aujourd'hui, le réseau Flex-O compte 18 centres opérationnels et 50 de prévu d'ici 2027 ! Les effectifs de Flex-O grandissent vite pour accompagner cette expansion !

En 2024, nous avons recruté 20 nouveaux collaborateurs et nos équipes ont encore besoin de s'étoffer sur 2025. Le Front Office Manager H/F assure la gestion du site au quotidien et contribue activement à la rentabilité du site de sa ville de référence.

Vous aurez pour principales missions :

Service Client
- Être l'interlocuteur privilégié de tous les clients et visiteurs en fournissant un service professionnel en toutes circonstances
- Garantir une première impression exceptionnelle
- Suivre les process d'expérience clients en bonne collaboration avec le Sales Manager
- Maitriser les procédures et standards Flex-O de réception (« Front office ») : accueil, réception des colis, gestion des visiteurs, réponse téléphonique et délivrance des produits/services
- Gérer la relation client (de l'arrivée au départ) et la satisfaction client : gestion des demandes et des commandes, anticipation des besoins de façon proactive, fidélisation des clients existants et des nouveaux clients (longue durée comme courte durée)
- Résoudre tous les problèmes des clients / visiteurs et suivre leur résolution. A titre d'exemples : suivi des questionnaires de satisfaction, réponse aux tickets dans l'outil informatique, gestion des plaintes
- Atteindre le niveau de taux de satisfaction client (NPS) défini par l'entreprise

Tenue du centre
- Appliquer le code vestimentaire (casual)
- Mettre à jour les affichages obligatoires
- Respecter le Guide des Standards dans tous les espaces du site
- S'assurer de l'entretien et de la propreté du site et de ses extérieurs
- Mettre en place les bureaux témoins
- Réaliser des audits semestriels Qualité et Standards
- Veiller à la mise en conformité du site (contrôles règlementaires)

Rentabilité
- Contribuer à la rentabilité du site en optimisant les revenus et en réduisant les coûts
- Générer des marges supplémentaires en proposant des services additionnels ou à plus fort revenu
- Animer le programme de parrainage et identifier les opportunités de développement de l'offre clients existants
- Appuyer le Sales Manager pour la planification et l'exécution des renouvellements de contrats clients, notamment en se répartissant la responsabilité des dossiers (bureau, domiciliation) - les Sales Managers conservant les cas clients complexes ou difficiles
- Contrôler quotidiennement les paiements clients et atteindre le niveau de taux de recouvrement attendu par Flex-O

Coordination de l'équipe
- Coordonner et participer à la formation du Receptionist
- S'assurer de la bonne compréhension et réalisation des missions et tâches au quotidien de l'équipe
- Préparer le planning et veiller à son respect
- Mener les entretiens individuels du Receptionist

Ventes
- En support du Sales Manager, être en mesure de faire visiter le site aux prospects
- Envoyer la proposition au client si besoin
- Transmettre toutes les informations nécessaires au Sales Manager pour finaliser la vente

Administratif
- Gérer les factures fournisseurs, vérifier la refacturation clients et maîtriser les marges qui y sont associées
- Superviser la facturation mensuelle des clients du centre
- Contrôler les paiements clients (vérification journalière de la balance, relances, suspension de services, suspension du contrat, etc.)