Secrétaire service social- 190760

Statut : Titulaire, CDI, CDD Catégorie : B

Organisation du travail :

- Poste à temps plein

- Horaires : 9h-17h

- Repos fixe

- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l’organisation du service

Lieu de travail : Service social Déplacements liés à la fonction : oui x non q

Suppléance (le cas échéant) : non

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

· Coordonnateur général des soins.

· Cadre socio-éducatif

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

- Equipe médicale, paramédicale et sociale du service et des services de l’établissements

- Prestataire interne à l’institution

- Prestataire externe à l’institution

Missions du service

Le service social, accueille, informe, oriente, aide les patients (consultants ou hospitalisés) et leur famille, et leur assure écoute et soutien, dans le respect du secret professionnel. Il intervient au sein des différents pôles d’activités de MCO dans le cadre du projet élaboré avec le patient en veillant à préserver son autonomie. Il travaille en liaison avec l’administration de l’hôpital et les institutions, services, associations, dans les domaines suivants :

· Accès aux soins

· Accès aux droits

· Aide à la vie quotidienne

· Organisation des sorties

Missions spécifiques du poste

· Missions principales

o Assurer l’accueil physique et téléphonique et répondre aux besoins des demandeurs

o Participer à la gestion administrative et informatique des dossiers des patients

o Gérer les dossiers des patients

o Classer les divers documents

o Enregistrer les demandes de situations par les services de soins

· Missions spécifiques en lien avec la qualité

o Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances

o S’impliquer dans les projets du service et de la direction

o Déclaration des EI

· Autres missions spécifiques

o Collaborer avec les agents du P.A.E.

o Programmer les RDV

o Effectuer les travaux de dactylographie (courriers, comptes-rendus).

· Fonction d’encadrement : Néant

Activités

· Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

· Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

· Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation, de réunions, visites, conférences et événements...)

· Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, examens...)

· Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

· Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

· Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

· Tenue à jour du dossier patient

· Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

· Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance

· Activité en lien avec la qualité : déclaration des EI.

- Savoir faire

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

- Savoir être

Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison…)

Savoir adapter son langage en fonction de l’interlocuteur

Avoir une facilité de mémorisation

Analyser les situations et l’urgence,

Avoir le sens des responsabilités

Etre capable de gérer son temps par rapport à la charge de travail

Avoir le sens de l’organisation

Etre rigoureux et dynamique

Etre rapide et efficace à la réalisation des tâches demandées

Comprendre et transmettre le message

Respecter le secret professionnel

Avoir le sens de l’accueil et du service public

Avoir une bonne présentation

Etre courtois et diplomate

S’avoir s’exprimer, écouter, et rester discret

Etre disponible

Conditions d’accès au poste

· Diplôme requis :

o BAC science médico-sociale

o BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine social ou du secrétariat

· Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

o Connaissance de la bureautique

o Connaissance de l'environnement médical