Chargé de gestion administrative et intendance au pôle enfance (h/f)

La Mairie de Vaujany recrute un chargé de gestion administrative et intendance au Pôle Enfance (H/F).
Recrutement au 1er juillet 2026.

Vous participez et contribuez à l'optimisation de la gestion du Pôle Enfance dans sa globalité et assurez notamment sa gestion administrative, financière et technique.
Vous collaborez avec les cuisiniers dans la gestion du service restauration de la structure.
Vous assurez le lien avec les services de la commune et coordonnez les demandes d'interventions techniques (services communaux et prestataires).

MISSIONS
Assurer la gestion administrative du Pôle Enfance
Assurer l'accueil téléphonique de l'établissement et ponctuellement l'accueil physique des familles
Transmettre les informations (mails, notes, courriers)
Saisir les dossiers d'inscription des enfants vacanciers
Effectuer des missions de secrétariat : rédiger des courriers, notes d'information, compte-rendu, mise à jour des documents internes (règlements intérieurs, dossiers d'inscriptions, plaquettes d'informations)
Assurer la gestion administrative des ressources humaines du Pôle Enfance (MA, ALSH, Restauration) en lien avec la Direction de la structure et le service RH : contribuer à l'élaboration des plannings, saisie et suivi des annualisations (temps de travail et congés), information auprès des agents
Vérifier et mettre à jour les conventions avec les partenaires chaque intersaison (activités poney, pôle sports loisirs, hockey.)
Vérifier et mettre à jour les classeurs modèles
Assurer le suivi des décisions du Conseil Municipal et des demandes d'informations en lien avec les services de la mairie
Transmettre au service communication les modifications à apporter sur le site internet
Saisir chaque semaine les enquêtes EFICEO en lien avec le service de la Direction Station
Contribuer au suivi et au respect de la Charte Label Famille Plus : réunions, compte-rendu, mise en valeur des critères (audit, contrôle)
Classer, Archiver les dossiers

Assurer la gestion financière du Pôle Enfance en lien avec la Direction de la structure
Editer les factures et assurer le suivi des outils d'encaissement
Contribuer à la mise à jour des tarifs dans le logiciel Berger-Levrault
Assurer le suivi des devis, commandes et factures liées au fonctionnement de la structure
Assurer le suivi des factures impayées
Contribuer à la préparation du budget alloué au Pôle Enfance et le présenter aux Elus et services
Assurer le suivi de la comptabilité analytique afférente au Pôle Enfance
Assurer le suivi des demandes de subventions et dossiers CAF en lien avec la Direction
Assurer le lien avec le Conseil Départemental concernant les dossiers de subventions

Contribuer à la gestion Technique du Pôle Enfance
Constater, transmettre les informations et assurer le suivi des dossiers relatifs à l'hygiène, la sécurité et l'entretien, en lien avec les agents des services de la mairie concernés (document unique notamment)
Assurer le suivi de la gestion des stocks : produits d'entretien, fourniture administratives, couches et produits d'hygiène
Assurer le lien avec les différents prestataires : informatique, technique (SIRA38, Xefi Berger Levrault)
Assurer le suivi des demandes de travaux : lien avec les entreprises ou les services techniques, planification, vérification et réception
Assurer le suivi des dotations et mise à jour des badges attribués aux agents du Pôle Enfance
Commander et remettre les EPI aux agents du Pôle Enfance

Collaborer à l'organisation et la gestion du service de restauration
Assurer en lien avec les cuisiniers, les commandes et la gestion des stocks alimentaires
Coordonner le service de portage de repas à domicile
Traiter les dossiers d'inscriptions en lien avec la mairie
Collaborer avec les cuisiniers dans leurs obligations administratives et techniques en matière de veille sanitaire (HACCP)