Hôte / hôtesse d'accueil (h/f)

Description du poste :
Vous interviendrez en appui de la personne référente et mobiliserez des techniques de premier niveau (méthodes et procédures) pour gérer des situations prévisibles dans votre domaine d'activité (Services généraux et achats, Informatique, Ressources humaines, Comptabilité/finance, Communication, Qualité et amélioration continue, développement, Gestion administrative, Juridique).
Placé(e) sous l'autorité de la Direction, vos principales missions seront les suivantes (les missions sont non exhaustives, ni limitatives et par nature évolutives) :
Gestion de l'accueil***Assurer l'accueil physique des visiteurs, informer et orienter les visiteurs ;
* Assurer l'accueil téléphonique au standard (y compris celui du siège social en cas de besoin), transmettre les communications et les messages.
Gestion des rendez-vous***En cas de besoin, organiser les rendez-vous pour les psychologues du travail ainsi que pour pour l'assistante sociale (prendre contact avec les salariés, poser les rendez-vous dans les agendas, envoyer les convocations).
Gestion administrative et courante du Service***Assurer le départ/arrivée du courrier et sa répartition ;
* Etablir un premier tri de la messagerie électronique ;
* S'assurer que les salles d'attentes et salles de reprographie soient bien ordonnées ;
* Gérer les divers conteneurs dans les salles de reprographie ;
* Organiser et ranger les espaces de stockage de fournitures ;
* Suivre la gestion des stocks des fournitures de bureau, identifier les besoins en vue de préparer les commandes ;
* Procéder à l'affichage de documents de la part de la Direction.
Gestion et utilisation des infrastructures et des outils de travail adaptés aux collaborateurs***Participer au bon entretien des locaux par les sociétés de nettoyage, de gardiennage et de surveillance, d'entretien d'espaces vert .
* Suivre les interventions d'installation, d'aménagement, de maintenance et de surveillance (alarmes, portes automatiques, climatisation, photocopieurs.).
* Participer à l'approvisionnement et les stocks nécessaires à chaque collaborateur (mobilier, équipement informatique, fournitures de bureau.).
* Assurer le verrouillage des portes du SAS
* Détecter tout dysfonctionnement sur les infrastructures et outils et en réfère aux responsables concernés.
Des déplacements sur l'agglomération de Sens voire sur le site de Sainte-Savine, siège social (formations, réunions.), sont prévoir.
Description du profil :***Vous êtes idéalement issu(e) d'une formation de niveau BAC/BAC PRO ou possédez une expérience équivalente.
* Vous maîtrisez les outils bureautiques et téléphoniques.
* Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité d'écoute et d'analyse.
* Vous êtes doté(e) d'un esprit d'équipe et de bonnes capacités de communication orales et écrites.
* Vous savez faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité.