MISSIONS :
- Organiser pour l'équipe du service social la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
- Organiser la gestion logistique (réservation de salles de réunions...)
ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil et communication
- Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs (patients, usagers, familles, agents des services du CHICN...) en face à face et au téléphone
- Recevoir, collecter, et mettre en forme les informations pour en assurer la transmission
Secrétariat
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers : courriers, comptes rendus de réunions, ...
- Reproduire des documents et assurer leur diffusion
- Prendre des rendez-vous et gérer les agendas du service
Gestion administrative
- Traiter des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri ; traitement, classement, diffusion, archivage...)
- Suivre l'avancement des dossiers suite à leur enregistrement
- Mettre à jour des fichiers de données et documents, archiver et classer les dossiers
- Organiser et assurer un classement bureautique et physique pour le partage et la conservation de l'information
Gestion logistique
- Participer à l'organisation logistique des réunions : réservation de salles
- Gérer les stocks de produits (fournitures et consommables)
- Gérer les départ et l'arrivée du courrier
Travail en équipe et participation au dispositif institutionnel
- Recueillir et transmettre à l'équipe et aux partenaires extérieurs les informations utiles au bon fonctionnement de l'entité
- Communiquer, échanger les informations au sein de l'équipe
ACTIVITES SECONDAIRES :
- Accueillir, encadrer et assurer l'accompagnement pédagogiques de personnes en formation (agents, étudiants, stagiaires, ...)
- Assurer une veille spécifique à son domaine d'activité
- Participer à des projets internes du CHICN ou en lien avec les partenaires de l'établissement
- Participer aux réunions de services hebdomadaires et au projet de service
- Actualiser ses connaissances par de la documentation, des formations
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