Secrétaire de service h/f - mairie de nantes

Vos missions en quelques mots Au sein de la Direction Relation aux Usagers (DRU), direction engagée dans le service public à la population, le service Recensement, Élections et Funéraire (REF) pilote pour la Ville de Nantes l’organisation des scrutins électoraux, du recensement de la population et la gestion des cimetières municipaux, il pilote également pour Nantes Métropole les cimetières métropolitains ainsi que les crématoriums. Sous la responsabilité du responsable de service Recensement, Élections et Funéraire, vous travaillerez en relation avec les partenaires privés et publics, les fournisseurs ainsi que les usagers. Vos missions : Assister le service Réceptionner, pré-étudier et répartir les courriers au sein du service Relayer les informations auprès des agents du service Assurer l'accueil physique et téléphonique Organiser les réunions de l’équipe Alimenter les différentes bases de données Remplacer le secrétariat de la direction en son absence Former / informer les collègues : e-Temptation / UX, crédits, techniques de secrétariat, etc. Accompagner et encadrer des stagiaires Gérer des fournitures administratives Assurer le classement et l'archivage des dossiers papier et numériques Gérer les finances du service en proximité Suivre les crédits : contacts avec les fournisseurs, bons de commande, factures et mandatements Tenir à jour des tableaux de bord Lancer les marchés subséquents aux accords-cadres apporter un soutien aux équipes sur les questions financières Gérer les fonctions ressources humaines de proximité Assurer le rôle de référent RH de proximité auprès des agents : relais d’information, premier niveau de réponse, recherche d’interlocuteurs Contribuer à la mise en œuvre des procédures : accueil des nouveaux agents, suivi formations, déploiement des campagnes annuelles Assurer la fonction de gestionnaire du temps Prendre en charge, trier et distribuer les bulletins de salaire ainsi que tout document nécessitant un suivi Saisir les éléments variables de paie Préparer et traiter les dossiers relatifs aux agents temporaires : recrutement, tickets-restaurant et diverses demandes) Suivre les dossiers d’accidents du travail Contribuer à la gestion des locaux et matériels du service Gérer l’environnement de travail des agents Contribuer à la gestion du matériel Assurer un soutien logistique selon les besoins Décliner la stratégie relation multicanale aux usager Participer au déploiement d’une culture de la relation usagers au sein de l’équipe Participer au suivi de la qualité des services rendus aux usagers (délais…) Contribuer au collectif de service et à la ligne managériale Profil recherché Connaissance de l'organisation de la Ville de Nantes et de Nantes Métropole Pratique courante des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Coriolis, E-temptation, plateforme dématérialisée des marchés publics, Astre, GFD, Neeva, GEC Qualités relationnelles : écoute, dialogue, capacité à orienter et expliquer Discrétion, Esprit d'équipe, rigueur et efficacité Aptitudes rédactionnelles : mails, notes Sens de l’organisation, hiérarchisation des urgences et gestion des priorités