Assistant/secrétaire de direction (h/f)

Description du poste :
Direction des Ressources humaines - Service prévention, santé et action sociale - Bureau de l'accompagnement psychosocial
Contribuer au bon fonctionnement des missions des AST en assurant la gestion administrative, organisationnelle et logistique.
Participer à la coordination des AST en garantissant un suivi rigoureux lors des pré-évaluations de demandes de rendez-vous/ou de situations accompagnées lors de protocoles spécifiques (MAD pour les agents en situation de maladie ou victimes de violences conjugales ou décédés, etc...).
Garantir la continuité de service sur ces fonctions en travaillant de pair avec la secrétaire assistante des psychologues du travail.
Description du profil :
Niveau d'études : Baccalauréat
Diplômes requis : secrétariat et assistanat
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire souhaitée(s)
- Gérer les agendas des assistantes sociales du travail, en assurant l'accueil physique et téléphonique.
- Accueil et relation avec les agents : être en capacité d'assurer un accueil respectueux et confidentiel envers les agents du Département. Savoir être dans l'écoute active, la neutralité et l'orientation adaptée.
- Pré-évaluer les situations et procéder à la bonne orientation des agent-e-s vers nos partenaires en interne ou externe (professionnels du SPSAS, circonscription de service social, permanence violence conjugale, relais RH, Bas..)
- Participer à la mise en oeuvre et au suivi des actions en lien avec le protocole décès (suivi du reporting mensuel, rédaction des mises à disposition, organisation des rendez-vous avec les AST etc).
- Assurer le reporting des activités : production et suivi des Statistiques. Être en capacité d'élaborer et d'actualiser les tableaux de bord mensuels et annuelles, concernant le pilotage de l'activité des AST.
- Création/mise à jour des protocoles et plaquettes de communication. Préparation des réunions ou instances et échanges partenariaux.
- Participer à la fluidité de la Communication des AST, aussi bien interne qu'externe (présences souhaitées lors de journées dédiées ou Stand d'informations, etc).
- Assister la cheffe du bureau sur les besoins administratifs en lien avec les actions du bureau (bilan, tableau de suivi, montage de réunion etc)
- Participer à la continuité du secrétariat du bureau en lien avec la secrétaire assistante des psychologues du travail (suivi IAPR, suivi des RDV psychologues etc)
Nouveaux locaux, nouvelles ambitions !
À partir de janvier 2026, le Département s'installera dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse :
- Bâtiment 100% inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
- Engagé pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
- Pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité des transports.
➜ Un nouvel environnement de travail à l'image des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !