Secretaire

Vos missions en quelques mots Enregistrer le courrier départ et arrivée ; Diffuser par voie électronique les notes d’organisation de stage et les convocations individuelles ; Vérifier le respect de la charte graphique pour l’ensemble du courrier avant envoi ; Réaliser et transmettre les états relatifs aux indemnités d’enseignement ; Contrôler la mise en ligne des attestations de stage Après coordination avec les sous-directions, rédiger les courriers de réponse (lettre ou message) aux demandes de conférenciers effectuées par des organismes extérieurs ; Planifier et organiser le suivi des salles de cours conformément à la programmation Classer et archiver le courrier. Suivre l’échéancier des tours de service, permissions et congés de l’ensemble du personnel ; Réaliser les diplômes des stagiaires étrangers Coordonner l’accueil des intervenants extérieurs en liaison avec le bureau sécurité Participer, en liaison avec la DIV SF, à la résolution des problèmes techniques (infrastructure et/ou audio-visuels) des salles de cours. Participer à la mise en place de salles de cours Prendre en charge la fonction d’adjoint au correspondant SSI de la division. Profil recherché Niveau BEP préconisé : métiers du secrétariat expérience professionnelle, ou acquis professionnels correspondants. Compétences attendues - Protection du secret - MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT - ORGANISATION ET METHODE - RESPECT DES DELAIS - UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE - AUTONOMIE - PRISE D'INITIATIVES - EXPRESSION ECRITE - UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE - CONNAISSANCE DE SON ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter drsd.cer.fct@intradef.gouv.fr drsd.cer.fct@intradef.gouv.fr