Sous la responsabilité de la Directrice des Mobilités, l'assistant.e assure la gestion administrative de la Direction et apporte un appui au suivi budgétaire et financier des opérations en lien avec les chefs de projets.
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE:
1. Appui à la préparation budgétaire, suivi et clôture en lien avec les chargés de missions / chefs de projets : accompagnement de l'élaboration des différents budgets et des demandes modificatives en cas d'évolution (lien avec le service finances pour les DM, BP, BS, APCP) de manière coordonnée entre les différents responsables de crédits. Suivi en continu des crédits dépensés/engagés.
Suivi comptable des subventions, production des remontées de dépenses et justificatifs auprès des financeurs en lien avec les services concernés.
2. Suivi financier quotidien : contrôle, gestion des bons de commandes et paiement des factures, suivi du volet financier des marchés/conventions/ contrats de concession. Compilation des données financières et saisie de la prospective (PPI).
3. Suivi administratif : gestion de l'agenda institutionnel (coordination des agendas de la direction, des élus, des services), suivi et gestion de la boite mail générique de la direction (lecture, réorientation, tri et traitement des courriels). Réception du courrier entrant et ventilation auprès des services, pour les courriers sortants mise en signature des documents et enregistrement sur le tableau de suivi. Participation aux réunions des services, et en cas de nécessité sous l'accord du responsable concerné : aide à la prise de notes, formalisation du relevé de décision puis rédaction d'un compte-rendu si nécessaire. Elaboration et suivi des dossiers de demande de subvention et des délibérations.
4. Amélioration des processus : propositions visant à améliorer le fonctionnement des services, à simplifier le processus de saisie budgétaire et à améliorer la capitalisation des informations des projets sous forme synthétique. Aide à la structuration de l'arborescence de l'archivage numérique. Constitution et gestion de bases de données.
5. Représentation de la collectivité : Accueil physique et téléphonique de la direction en coordination avec l'autre assistante de la direction. Participation administrative et logistique aux éventuels événements
COMPETENCES REQUISES
1.SAVOIRS
Dans le domaine de la gestion administrative :
o procédures (conventions, délibérations, concession de service public, marché, avenant, conventions.)
o secrétariat et assistance (organisation de réunion, de planning, rédaction de compte rendu, notes.)
Dans le domaine de la gestion financière et budgétaire : suivi de bilan d'opération, logiciel compta, nomenclature M57 et M43
Maîtrise des outils informatiques bureautiques et des outils liés au suivi financier et budgétaire
2.SAVOIRS FAIRE
Aptitudes à une forte autonomie au niveau financier et du suivi administratif des contrats et marchés
Capacité à apporter méthode et rigueur dans l'exécution et le suivi des tâches
Aptitudes rédactionnelles
Capacité d'autonomie dans la définition des priorités et dans la gestion des tâches et capacité à rendre compte
Aptitudes et à la prise d'initiative, au respect des délais
3SAVOIRS ÊTRE
Capacité à faire preuve de polyvalence et d'adaptabilité (partenaires, planning), notamment en raison du partage du poste entre plusieurs services/responsables
Capacité de travail en autonomie mais également en équipe
Capacité à apporter du dynamisme dans le cadre d'un travail d'équipe ou partenarial
Aptitudes relationnelles
MOYENS TECHNIQUES:
Un bureau partagé
Un micro-ordinateur portable : Microsoft Office, Internet, Extranet, messagerie
Un téléphone portable
Un abonnement d'autopartage CITIZ, prise en charge de 75% de l'abonnement transports collectifs.
Temps de travail hebdomadaire: 40 heures
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