Publiée le 02 mai
Description de l'offre
DIRECTION ÉTAT CIVIL ET AFFAIRES GÉNÉRALES
SERVICE ÉTAT CIVIL
(Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux)
Missions principales :
Participer à la gestion globale du service état civil par l’accomplissement de l’ensemble des différentes activités.
Gérer la liste électorale et organiser les scrutins.
Etat Civil :
- Traiter les jugements reçus (adoption, rectification administrative, changement de régime matrimonial…) ainsi que les mentions
- Traiter les dossiers de PACS (conclusions, dissolutions, modifications)
- Traiter les demandes de changements de nom, prénom.
- Établissement et mise à jour des livrets de famille et duplicatas.
- Délivrer les copies d’actes d’état civil (édition et signature des demandes faites par courrier, internet).
- Traitement des demandes COMEDEC et internet.
- Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance...)
- Traiter toutes les missions déléguées à l’État Civil.
Prise en charge des dossiers de mariage :
- Identifier les conditions et les formalités utiles à la validité d’un mariage
- Apprécier les actes d’état civil présentés (selon les pays)
- Établir et afficher la publication du mariage
- Préparer le dossier pour la célébration (interpellation et articles du Code civil, livret de famille, avis de mention)
- Assister l’élu pour la célébration (en semaine et le samedi).
- Tenir le registre des mariages
Tenue des statistiques :
- Alimenter les tableaux statistiques (mensuels)
Gestion du courrier :
- Traiter le courrier état civil : demandes d’actes (par courrier, internet ou COMEDEC), livrets de familles…
- Mettre sous plis les courriers
Missions ponctuelles :
- Toute tâche qui s’avère nécessaire à la continuité du service public.
- Participer à la gestion de la liste électorale et à l’organisation des scrutins.
- Polyvalence inter services au niveau de la Direction de l’État Civil et des Affaires Générales.
- Assurer des permanences aux décès-concessions le samedi matin.
Gestion de la liste électorale en conformité avec les textes règlementaires :
- Créer, compléter et instruire les demandes d’inscriptions sur la liste électorale avant leur validation : conformité des pièces justificatives, saisie du dossier,
- Envoyer les notifications d’acceptation ou de refus d’inscription,
- Suivre les compléments de dossiers,
- Traiter les changements d’adresse sur la commune, les inscriptions d’office, les radiations d’office (décès, perte d’attache avec la commune, perte de la nationalité),
- Classer les dossiers en vue des réunions de la commission de contrôle.
Préparation des scrutins :
- Traiter les procurations de vote : enregistrement, relecture et classement
- Préparer les urnes et les documents nécessaires au bon déroulement du scrutin et du dépouillement
- Traiter les cartes électorales en retour : mise à jour, relecture et classement
- Assurer une permanence téléphonique le jour du scrutin et participer à la soirée électorale (contrôle des PV, feuilles de dépouillement…)
Appartenance à un ou des groupes de travail :
En fonction des besoins de l’organisation et des projets en cours
PROFIL :
Formation - Accès au poste :
- Niveau IV – Baccalauréat (ou niveau baccalauréat)
- Un temps est à prévoir pour la formation interne sur l’ensemble des missions du poste. Une formation en externe peut bien-sûr être envisagée
- Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l’initiative de l’agent ou du responsable de service
Expérience antérieure souhaitée :
Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée
Savoir-faire :
- Polyvalence complète sur tous les postes de l’État Civil.
- Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
- Accueillir (disponibilité et diplomatie vis-à-vis de l’usager : appels téléphoniques notamment)
- Appliquer les normes, procédures et règles
- Rendre compte
Savoir-être :
- Sens relationnel
- Capacité d’adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
- Sens du travail en équipe
- Ponctualité
- Rigueur
- Capacité d’écoute
- Sens de la pédagogie
Cycle de travail :
Pose à 38h/ semaine
Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 18 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages :
- Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
- Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
- Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs