Vos missions en quelques mots • Assure le secrétariat des directions • Participe à l’organisation administrative des directions • Rédaction et mise en forme d’actes administratifs (courriers, mails, notes, rapports, compte-rendu, OS, EXE, délibérations, Conseils Municipaux. • Mise en place du Super régisseur. • Aide à la gestion des affaires courantes • Planification et organisation des réunions (réservations des salles, invitations, listes d’émargement, compte-rendu…) • Recherche, diffusion, affichage d’informations • Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique • Classement et archivage des documents, en conformité avec le protocole en place • Compte-rendu et gestion des registres du conseil municipal, ainsi que des registres des arrêtés Apporter une aide permanente dans l’activité administrative Profil recherché • Respecter la confidentialité et le devoir de réserve • Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers • Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers • Renseigner des tableaux de suivi • Scanner et/ou photocopier et assembler des documents • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques • Prendre des notes lors des réunions et établir les compte-rendu • Bon niveau de français • Accueillir les usagers au sein du secrétariat • Maîtrise des outils informatiques nécessaires à l’activité (CIRIL, etc…) • Réactivité • Sens du relationnel pour l’interface entre les usagers, les services de la collectivité et les élus.
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