Dgt-ssofia-fs- responsable pour les affaires générales auprès du chef de service h/f

Description du poste

Le/la responsable des affaires générales exerce des fonctions transversales permettant d’assister le Chef de service dans le pilotage de l’activité et l'animation de l’équipe.

Il/elle encadre le pool d'assistant(e)s du service.

Il/elle est le/la correspondant(e) privilégié du SG sur :
- les sujets de modernisation/transformation de la direction ;
- l'expression des besoins et la diffusion interne des informations sur les systèmes d'information ;
- la gestion des espaces, l'archivage, les déplacements;
- le suivi des dépenses et des fournitures ;
- l'accueil des nouveaux arrivants et le suivi de certains sujets RH du service ;
- la gestion des temps, les habilitations, la formation, la prévention des risques psycho sociaux (DUERP).
- la gestion des accès aux données statistiques pour les agents de la direction

Le/la responsable des affaires générales participe à des réunions mensuelles organisées par le SG et travaille en coordination avec les responsables des affaires générales des autres services.

Le Chef de service peut, à titre secondaire, confier au responsable des affaires générales des responsabilités relevant du champ de compétence technique spécifique du service.


Principales activités :
- Animation
- Conception
- Coordination
- Contrôle, vérification
- Encadrement
- Études, recherches
- Information, accueil
- Pilotage
- Rédaction

Relations fonctionnelles :
- Les autres services de la direction
- D'autres ministères
- Les autres directions
- Le centre d’accès sécurisé aux données (CASD)


Exemples de dossiers traites récemment/quelques dossiers à venir :
Exemple de dossiers traités ou à venir (Pilotage d’un projet de réaménagement des espaces, création d’un livret d’accueil, élaboration du nouveau tableau de gestion des archives du service, organisation des petits séminaires du 2nd semestre 2025, etc.)

Conditions d'exercice particulières

L’emploi proposé est soumis à une habilitation de sécurité pour la protection du secret de la défense nationale

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d'un généraliste confirmé, disposant si possible d'une expérience de management et de coordination transversale.

Une bonne connaissance de la direction avec une expérience préalable en centrale et/ou dans le réseau à l’étranger serait un plus.

Savoirs :
Organisation, fonctionnement et missions de la direction
Techniques de communication
Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint

Savoir-faire :
Capacités de synthèse
Rédiger un compte-rendu de réunion
Piloter un projet (accompagnement du changement)

Savoir-être :
Autonomie / Disponibilité
Aptitude au travail en équipe / Sens relationnel prononcé
Rigueur / Fiabilité
Sens de l'initiative

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Conduite et gestion de projet
3. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
4. SAVOIR-FAIRE - Accompagner un changement, une réforme, un dispositif
5. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
6. SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
7. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
8. SAVOIR-FAIRE - Travailler en mode projet
9. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
10. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
11. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
12. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Niveau d'expérience min. requis

Débutant