Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e adjoint/e administratif/ive pour sa MAS de St Medard en Jalles
Mission générale du poste :
Secrétariat administratif
Accueil et information du public.
Activités principales :
Fonctionnement de l'établissement :
- Accueil et orientation des visiteurs (familles, agents des différents services du CHCP,
prestataires extérieurs.)
- Gestion et traitement des appels téléphoniques (renseignements et prise des messages)
- Gestion des départs et arrivées de courrier (éventuels déplacements pour les recommandés
au bureau de poste) et distribution aux destinataires
- Rédaction, saisie et mise en forme de courriers, d'e-mails d'organisation générale et de
comptes rendus de réunions
- Enregistrement des plaintes et réclamations des usagers et envoi d'un accusé de réception
- Programmation des rendez-vous et des réunions
- Gestion des agendas de la Direction
- Gestion de la réservation des véhicules de la MAS (agendas partagés) et du salon des
familles
- Création, mise à jour et archivage des dossiers administratifs (dossiers des résidents et
dossiers du personnel...)
- Mise à jour des annuaires internes
- Classement, archivage et reprographie
- Mise à jour de la documentation interne (classeur des procédures et autres documents)
- Mise à jour de l'affichage des documents réglementaires et des Lilobas.
Commandes et factures :
- Suivi et relance si nécessaire de la réception des factures (Plateforme Chorus, le cas échéant
format papier), contrôle de la concordance entre le bon de commande et la facture
- Enregistrement des données relatives à la facturation sur le tableau de suivi interne
- Mandatement et liquidation des factures courantes (sur logiciel Hexagone).
- Commandes fournitures de bureau (Lyreco) et des dotations hebdomadaires hôtelières et
alimentaires.
Commission d'admission :
- Envoi des dossiers d'admission à la demande des usagers
- Gestion des dossiers de demande d'admission
- courrier d'accusé de réception
- mail à chaque membre de la commission pour analyse
- décision de la commission (réponse au demandeur et mise à jour du tableau de
suivi)
- classement ou archivage du dossier.
- Préparation de la commission d'admission :
- ordre du jour
- mail d'invitation aux membres
- mise à jour de la liste d'attente
- Comptes rendus des commissions d'admission.
Facturation des séjours des résidents
- Gestion des dossiers administratifs et de facturation sur HM et Hexagone (demande de pièces,
mise en jour du dossier commun informatique et du dossier de facturation)
- Enregistrement des mouvements des entrées-sorties sur HM (internat et accueil de jour)
- Enregistrement des mouvements sur la plateforme RESID ESSMS
- Facturations mensuelles des séjours et gestion des contentieux en lien avec le Trésor Public, le
service des Finances, les organismes sociaux, les mutuelles et les représentants légaux...
- Envoi et classement.
Régies :
- Régisseur suppléant des régies d'avances et de recettes résidents et régie menues dépenses
en l'absence du régisseur titulaire.
Diplôme et/ou qualification :
diplôme qualifiant pour le secrétariat
Compétences nécessaires :
Savoir (connaissances) :
Environnement Windows, outils bureautiques, logiciel Hexagone, messagerie interne Outlook, Hôpital
Manager
Maîtrise de l'orthographe.
Spécificités du poste :
Poste à temps plein.
Horaires de 9h00 à 16h45 du lundi au vendredi.
Organisation du temps de travail dans le respect du protocole en vigueur.
EPI : Nous rappelons que l'utilisation de produits ou matériels dangereux ou exposition à des matières
biologiques, impliquent l'obligation du port des Equipements de Protection Individuelle et qu'il est de la
responsabilité du professionnel de se protéger.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.