Description entreprise :
Au Centre hospitalier de Mâcon, plus de 150 métiers œuvrent chaque jour au service des patients et patientes.
Au côté du personnel paramédical, plusieurs équipes supports participent au bon fonctionnement de l'établissement :
Direction qualité et gestion des risques
Direction des achats et de la logistiques
Direction des ressources humaines
Direction des systèmes d'information
Direction du plan, des travaux et des services techniques
Direction de l'activité, des finances et du contrôle de gestion
Direction des affaires médicales
Direction communication et transition écologique en santé
Secrétariats médicaux
Service biomédical
Le Centre hospitalier s'engage à accompagner tous ses collaborateurs dans leurs projets professionnels et leurs évolutions de carrière, à travers notre politique de formation et de mobilité interne. .
Nous rejoindre, c'est rejoindre un établissement à taille humaine, avec des équipes dynamiques qui placent les patients et patientes au cœur de leurs préoccupations et de leurs pratiques.
Description du poste :
DEFINITION DU POSTE
Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, letraitement et la circulation de l'information, des documents et des communicationstéléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation deréunions...).Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistiqueet financier de l'institut de formation en relation étroite avec la direction de l'institut deformation.
Activités liées aux métiers : - Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi,contrôle, relance commandes)- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissionsspécialisées- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Prise de rendez-vous / gestion des agendas-Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messagesélectroniques-Reproduction et diffusion de documents, de dossiers-Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine(enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Profil recherché :
Compétences requises : Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics -Accueillir, renseigner et prendre en charge les différents publics : apprenants, intervenantsextérieurs, candidats aux sélections, apprenants d'autres structures dans le cadre dedemande de mutation-Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques-Organiser les réunions et/ou les instances institutionnelles, élaborer les relevés dedécisions
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire -Utiliser et respecter le plan de classement informatique défini pour le rangement desdocuments reçus et générés-Assurer l'archivage physique et dématérialisé selon les textes réglementaires en vigueuret les règles définies par l'institut-Gérer l'affichage, la publication sur le site internet de l'institut des informations àdestination des étudiants et des personnes externes à l'institut : suivi du site, offresd'emploi, logements pour étudiants, date JPO, calendrier des sélections, …
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites -Gérer le planning de la directrice et de son adjointe : prises de RDV, demandes d'entretien-Gérer la réservation des salles sollicitées par les demandes externes, pour les sessionsde formations continue-Savoir gérer différents dossiers simultanément
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel -Rendre compte régulièrement à la directrice de l'avancée des dossiers et des difficultésrencontrées-Informer des situations d'étudiants, dont il est dépositaire, les formateurs et/ou lacoordinatrice pédagogique et/ou la directrice-Transmettre les informations utiles aux professionnels de l'institut afin d'assurer lacontinuité des activités
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures -Pointer, vérifier et classer les documents nécessaires à la saisie des informationspédagogiques et administratives des élèves/étudiants-Traiter, saisir et enregistrer les données administratives et pédagogiques sur le logicielmétier, de la sélection à la diplomation-Transmettre les devis, les factures et les conventions visés par la directrice au servicefinancier-S'impliquer dans la démarche qualité et dans la certification de l'institut de formation :établissement et actualisation de procédures, protocoles, instruction, …
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence -Traiter, saisir et mettre en forme des données, des tableaux et des informations diverses :rapport d'activité, compte-rendu d'instance, enquête, convention, paiement desintervenants extérieurs, paiement des indemnités de stage et remboursement des frais detransport des étudiants, déclaration accident du travail des apprenants, …-Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activités et del'ICOGI (Instance Compétente pour les Orientations Générales des instituts de formation)-Tenir à jour des données, des fichiers relatifs au domaine d'activité-Trier, traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri,traitement, diffusion, archivage)-Traiter les opérations de recette et de régie : enregistrer et remettre les chèques à latrésorerie principale ou au service financier du CH
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes -Communiquer avec l'ensemble des professionnels de l'institut dans un esprit decollaboration, coopération et construction positive-Communiquer les informations utiles aux élèves/étudiants lors de temps individuel oucollectif
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau -Collaborer avec les autres instituts de la Région selon les dossiers (sélection Parcoursup)et partager les pratiques administratives-Collaborer avec les professionnels des établissements qui sont lieux de stage ouemployeurs des élèves/étudiants de l'IFSI/IFAS
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) -Enregistrer des données dans le cadre des consignes et procédures définies, le plussouvent à l'aide d'outils informatiques :o Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, mailing et basede donnéeso Maîtrise du logiciel BL (Berger-Levrault)
HORAIRES :-Alternativement, une semaine sur 2 du lundi au jeudi :- 7h45/12h20-13h/15h55- 8h50/12h20-13h/17h-Le vendredi : 8h/12h20-13h/16h10-Dernière semaine de juillet et 2 premières semaines d'août : 8h/12h20-13h/16h10-Pause déjeuner de 40 mn-37h30 par semaine pour un temps plein (sur la base de 35 heures par semaine, soit 15RTT/an)-Fermeture de l'institut durant les vacances de Noël (2 semaines)-Pas de télétravail
Impératifs :- Présence lors des rentrées scolaires (dernière semaine d'aout et première semainede septembre ; première semaine de janvier) ;- Coordonner ses périodes de congé au sein de l'équipe administrative pour assurerune continuité
EXPERIENCE :- Expérience dans le domaine de la bureautique, de l'organisation et de la gestionadministrative-Posséder des notions en comptabilité
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