Assistant-e de gestion administrative - agence d'architecture (h/f)

Assistant-e de gestion administrative
Agence d'architecture - Lyon 4e
CDI - Mi-temps ou Temps partiel

Expérience : 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire

FLOCON Architecture est une agence polyvalente, intervenant sur un large champ de projets en marchés publics et privés (neuf, réhabilitation, rénovation) en région lyonnaise et en Haute-Savoie. L'équipe se compose de 4 collaborateurs. Les bureaux sont situés à Lyon, sur le plateau de la Croix-Rousse.

L'agence recrute un-e assistant-e de gestion administrative, autonome et rigoureux-se, à mi-temps ou temps partiel, pour accompagner la direction et l'équipe au quotidien.

Gestion et assistance administrative
- Secrétariat et appui à la gestion administrative courante
- Réception, traitement et rédaction de mails et courriers d'ordre administratif (assurances, Ordre des architectes, fournisseurs, formations, etc.)
- Établissement des factures, suivi des règlements et relances clients
- Gestion et pointage des notes de frais et frais kilométriques
- Établissement de la déclaration annuelle MAF
- Création et mise à jour des fiches clients et projets
- Mise en forme des contrats à partir de devis établis par la direction

Ressources humaines
- Administration du personnel (congés, absences, médecine du travail, mutuelle)
- Préparation et transmission mensuelle des éléments variables de paie au comptable
- Constitution et suivi des dossiers de formation

** Selon profil (répartition adaptable des missions) **:
Appels d'offres & marchés publics
- Veille active des appels d'offres (publics et privés)
- Coordination avec les co-traitants
- Constitution et transmission des dossiers de candidature
- Suivi administratif des procédures

I Suivi des projets & chantiers
- Préparation des certificats de paiement
- Vérification pièces administratives des marchés
- Suivi du tableau financier de chantier
- Mise à jour du site internet, du portfolio et des références

Profil recherché, qualités et compétences
- Expérience en assistanat administratif
- Expérience souhaitée en agence d'architecture, maîtrise d'œuvre, BTP ou structure assimilée
- Bonne compréhension du vocabulaire technique, des marchés publics, de la MAF et du suivi administratif des chantiers
- Organisation, rigueur, autonomie et sens de la confidentialité
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Environnement Mac apprécié
- Maitrise de Pack Office, Chorus, InDesign, BIM Office, Tiime appréciés

Conditions
- Contrat : CDI - mi-temps ou temps partiel (volume horaire à définir ensemble selon des mission en fonction des compétences)
- Localisation : Lyon 4e - Métro Croix-Rousse
- Rémunération : selon profil et expérience
- Prise de poste souhaitée : Dès que possible