Votre rôle
En tant que Coordinatrice / Coordinateur de Projet, vous êtes chargé (e) d'assister les responsables de la conception/du projet tout au long de la vie du projet, depuis la proposition initiale jusqu'à la clôture du projet, en passant par les différentes phases de conception.
Veuillez noter que ce poste n'est pas un poste à distance. Nous sommes impatients de travailler avec notre nouveau coordinateur de projet dans notre incroyable bureau.
Vos responsabilités
Vous travaillerez en partenariat avec les responsables de la conception dans les domaines suivants :
1. Assistance aux contrats/propositions - Rédiger, éditer, administrer et suivre la signalisation des lettres d'intention, des accords provisoires et définitifs, des contrats de consultant et des autorisations de travail, ainsi que traiter le flux des soumissions et des demandes d'information entre l'entrepreneur et l'équipe de conception.
2. Assurer la liaison entre le conseiller juridique interne, le responsable de la conception et le comptable du projet afin d'incorporer les commentaires dans le projet de contrat et de s'assurer que les honoraires du contrat sont à jour.
3. Utiliser les outils de gestion de projet afin d'accroître l'efficacité des responsables de la conception et du studio ; cela comprend la saisie des plannings du personnel ainsi que des revenus, la création de calendriers de projet et l'utilisation de logiciels de gestion de données afin d'identifier les domaines d'amélioration.
4. Être une ressource de référence dans votre studio sur la manière de comprendre, d'atteindre et de dépasser les objectifs de mesure à l'échelle de l'entreprise (dotation en personnel et réalisation du plan de revenus, signature de contrat, résilience et mesures de durabilité).
5. Assistance générale aux projets, par exemple recherche complémentaire, notes de réunion, mise à jour des profils de projet et autres tâches diverses visant à améliorer la qualité des projets et le processus de livraison.
Vos qualifications
6. 3+ ans d'expérience démontrée dans un rôle similaire pour les industries A/E/C.
7. Motivé(e) et naturellement curieux(se) de l'architecture et du processus de conception.
8. Maîtrise de Microsoft Word, Excel et capacité à prendre des notes de réunion.
9. Une expérience de travail avec InDesign sur des présentations et des organigrammes est un plus.
10. Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
11. Une expérience en matière d'examen juridique et contractuel est un atout, mais n'est pas nécessaire.
12. Anglais est indispensable pour le poste.
La vie chez Gensler
Chez Gensler, nous encourageons chacun à mener une vie saine et équilibrée. Nos avantages sociaux sont complets : prévoyance et mutuelle, 50% de Navigo ou de Mobilité durable, chèques déjeuner Edenred, et deux opportunités de bonus annuel.
Dans le cadre de l'engagement de l'entreprise en faveur du développement professionnel, Gensler offre le remboursement de certaines qualifications professionnelles et des frais de renouvellement et d'examen associés. En outre, nous remboursons les frais de scolarité pour certains programmes ou classes éligibles. Nous considérons nos programmes de développement professionnel comme des investissements stratégiques pour notre avenir.
La présente description de poste reflète les activités principales de la fonction, même si l'accent sera mis sur d'autres tâches, le cas échéant, de temps à autre.
Veuillez postuler ce poste de Coordinateur de Projet et soumettre votre CV pour examen.
Les candidats qui ne répondent pas aux critères ne seront pas pris en considération.
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Your Role
As a Project Coordinator, it is your responsibility to support Design/Project Managers throughout the life of the project from the initial proposal, through various design phases, to project close-out.
Please note, this role is not remote. We look forward to working with our new Project Coordinator in our incredible office.
What You Will Do
You will partner with Design Managers on the following:
13. Contract/Proposal Assistance – Write, edit, administer and track signage on Letters of Intent, Interim and Final Agreements, Consultant Agreements, and Work Authorizations; as well as processing the flow of submittals and RFIs between the contractor and design team.
14. Liaise between In-House Counsel, Design Manager and Project Accountant to incorporate comments into draft contract and ensure contract fee is up to date, project accounting.
15. Utilize project management tools to increase efficiency for both Design Managers and the studio; this includes entering staffing and revenue plans, creating project schedules, and using data management software to identify areas of improvement.
16. Be a go-to resource in your studio on how to understand, meet, and exceed firmwide metrics goals (staffing and revenue plan completion, contract signage, resilience and sustainability metrics).
17. General project assistance such as supplementary project research, meeting notes, updating project profiles, and other miscellaneous tasks to improve the project quality and delivery process.
Your Qualifications
18. 3+ years demonstrated experience in a similar role for the A/E/C industries
19. Self-motivated and naturally curious about the architecture and design process
20. Proficient in Microsoft Word, Excel and capable of taking Meeting Notes
21. Experience working in InDesign on presentations and organizational charts is a plus
22. Excellent verbal and written communication skills
23. English is essential for the role
24. Legal and contract review experience is a plus, but not required
Life at Gensler
We encourage every person at Gensler to lead a healthy and balanced life. Our comprehensive benefits “prévoyance” & “Mutuelle”, 50% Navigo or “Mobilité durable”, Edenred Lunch voucher, and twice annual bonus opportunities.
As part of the firm’s commitment to professional development, Gensler offers reimbursement for certain professional qualifications and associated renewals and exam fees. In addition, we reimburse tuition for certain eligible programmes or classes. We view our professional development programmes as strategic investments in our future.
This job description reflects the core activities of the role although there will be changes in the emphasis of duties as required from time to time.
Please apply for this Project Coordinator role and submit your CV for review.
Candidates who do not meet the criteria will not be considered.
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