Assistant.e administratif.ve d'unité de recherche

Description du poste

/ de la mission


L'Unité Mixte de Recherche DIADE (Diversité, Adaptation, Développement des Plantes) regroupe plus de 79 agents permanents développant une recherche scientifique d'excellence en biologie des plantes et génétique végétale et produit des connaissances pour mettre en œuvre des stratégies appropriées de préservation des écosystèmes tropicaux et de valorisation de la biodiversité. Elle est placée sous la tutelle de trois organismes de recherche et d'enseignement supérieur : le Cirad, l'Ird, l'Université de Montpellier.

Vous serez positionné.e au sein du pôle administratif de l'UMR DIADE et vous serez sous la responsabilité hiérarchique du Directeur adjoint de l'unité, représentant institutionnel du Cirad.

Vous serez chargé.e administrativement du fonctionnement opérationnel du collectif Cirad constitué d'une trentaine de personnes, réparti dans plusieurs équipes de recherche et bénéficierez de l'aide d'une assistante administrative à temps partiel dont vous coordonnerez les activités.

Au niveau administratif, vous gérerez la messagerie et assurerez une diffusion ciblée vers les salarié.es Cirad à travers les différentes listes de diffusion. Vous aiderez à l'organisation des missions en Métropole et à l'étranger.
Vous contribuerez aux activités de gestion et d'animations de l'unité (Journées UMR, PHD Days, site WEB..) et participerez aux réunions hebdomadaires du pôle administratif, aux réunions des instances de l'unité (CODIR/CU) et prendrez part à la rédaction des divers comptes rendus de réunions.

Au niveau budgétaire, en relation avec le service comptable et les gestionnaires budgets du Cirad, vous serez en charge du traitement et du suivi des achats et prestations sur activités (bons de commandes), actions incitatives et projets du collectif Cirad, du suivi de la facturation. Vous assisterez le DUA dans le suivi du budget Cirad de l'unité et participerez aux réunions de suivi budgétaire avec le département BIOS et les services d'appui (DCAF, DIMS)

Vous serez intégrée au processus d'accueil des nouveaux arrivants et veillerez à orienter le personnel dans leurs démarches RH, en relation avec le gestionnaire RH de DIADE. Vous serez responsable des dossiers d'accueil CIRAD et IRD pour le collectif CIRAD, les stagiaires et les partenaires étrangers. Vous accompagnerez les nouveaux entrants dans leur intégration au sein des instituts CIRAD et IRD.

Le collectif Cirad de l'unité est fortement engagé dans le montage et la coordination de projets dans le cadre de nombreux partenariats public/privé. Vous l'appuierez au niveau communication et édition à travers de la relecture critique des documents stratégiques et des projets en réponse à des appels d'offres mais aussi dans les communications de vulgarisation scientifique (sites web des projets et de l'unité, intranet Cirad, articles de presse dans des revues techniques, post dans des médias,..) destinées à renforcer la valorisation et la visibilité des activités de l'UMR.



Profil souhaité

Formation-diplôme souhaités : BTS, Licence : Administration et Gestion / Edition / Communication

Savoirs :
- Maîtrise des techniques et outils administratifs
- Bonne maîtrise des logiciels de bureautique courants
- Maîtrise des techniques et outils d'édition et de communication
- Agilité avec la mise en place de nouveaux outils
- Parfaite maîtrise de l'anglais
- Expérience dans le domaine de l'enseignement supérieur et de la recherche serait appréciée

Savoir être :
- Appétence pour le travail en équipe et à interagir avec des interlocuteurs de différentes équipes
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, fiabilité, adaptabilité. Faire preuve d'initiative et être force de proposition
- S'adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes, etc.)
- Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, à l'écoute, neutralité bienveillante, confidentialité).
- Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service
- Savoir déceler des situations sensibles.
- Réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise.

Savoir-faire :
- Coordonner les informations, anticiper le traitement des dossiers et rappeler les deadlines au DU/DUA, responsables d'équipe et au collectif
- Savoir rendre compte de son activité oralement ou par écrit
- Rédiger des comptes rendus de réunions
- Concevoir des tableaux de bord
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives multi-institutionnelles et en assurer une veille réglementaire
- S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier)


Contraintes du poste

Travail sur écran + 4h

Poste ouvert aux

Non Cadre

Salaire base France, hors indemnités d'expatriation le cas échéant

à partir de 25K€ selon expérience