Attaché de direction générale en cdi à paris f/h

Le Groupe INTÉRIALE est un groupe mutualiste expert de la protection sociale complémentaire des agents de la fonction publique et des jeunes. Il existe depuis 2021, après que la mutuelle INTÉRIALE se soit entourée des acteurs et marques complémentaires Prévention plurielle, Continuum Lab et LMDE. Il accompagne les agents publics, les décideurs et les étudiants en leur proposant les meilleures protections en santé et prévoyance intégrant des services d'action sociale, de prévention et d'accompagnement novateurs. Depuis 2023, le groupe s'est doté d'une raison d'être « Le Groupe INTÉRIALE est acteur de transformation de la fonction publique, partenaire de vie(s) de ses agents et du monde de la jeunesse. Son expertise de terrain s'exprime par un engagement éthique et personnalisé au service de la santé et de la sécurité, dans la confiance pour tous. 1ère mutuelle du ministère de l'Intérieur et mono référencée au ministère de la Justice, INTÉRIALE est également référencée sur plus de 1000 collectivités et centres de gestion. Engagée depuis 150 ans pour développer l'assurance santé, la prévention et la prévoyance des fonctionnaires, INTÉRIALE et ses partenaires se sont organisés au fil du temps pour constituer un réseau structuré d'entraide, de proximité et de solidarité au bénéfice de la communauté des adhérents et de leur famille. La Mutuelle INTÉRIALE c'est aussi la force de près d'un millier de bénévoles présents au quotidien sur le terrain.

Description du poste et Missions

1/ Ambition du poste

L'attaché de la Direction Générale occupe un éventail large de responsabilités administratives et organisationnelles visant à optimiser le travail des dirigeants, à leur simplifier le quotidien, et à fluidifier les interactions avec leur écosystème interne et externe (élus, salariés, partenaires …). 

Véritable pilier de la DG et doté d'un haut niveau d'exigence et de rigueur, l'attaché de Direction est force de proposition et contribue à l'amélioration permanente de l'organisation et des outils en place. Il fait preuve d'anticipation et de discernement dans la gestion des priorités, il agit avec discrétion et fait preuve d'un sens aigu de la confidentialité. 

2/ Mission du poste

Assurer une gestion optimale de l'agenda et des priorités 

• Gérer et optimiser l'agenda de la DG avec une anticipation forte des échéances clés.
• Prioriser et arbitrer les demandes en fonction des enjeux.
• Faciliter la prise de décision en préparant en amont les dossiers, notes et éléments de contexte.
• Organiser les déplacements et garantir leur efficacité en lien avec les impératifs de la Direction.

Filtrer, coordonner et structurer les interactions de la Direction Générale

• Gérer le flux d'informations et assurer la transmission des messages prioritaires.
• Filtrer et hiérarchiser les sollicitations (internes et externes) en identifiant les sujets à forte valeur ajoutée.
• Gestion des conflits de priorité, recherche de solutions alternatives, réorientation le cas échéant vers les bons interlocuteurs.
• Coordonner les échanges avec les parties prenantes clés (dirigeants, instances de gouvernance, décideurs externes).
• Préparer et structurer les dossiers en amont et en aval des rdvs : assurer la collecte et l'analyse des informations pour appuyer la prise de décision.

Garantir l'excellence organisationnelle des réunions et des temps collectifs

• Préparer les réunions : consolidation des ordres du jour, coordination des contributeurs, et réalisation des comptes-rendus.
• Recherche de lieux et coordination de temps collectifs/événements et superviser le bon déroulement des évènements.
• Accueil et installation d'invités.

Réaliser le suivi budgétaire DG en lien avec le contrôle de gestion Gérer les notes de frais, les engagements budgétaires et le circuit de validation en lien avec le contrôle de gestion.

• Assurer le circuit de facturation en collaboration avec le contrôle de gestion.
• Suivre le budget de la Direction Générale et en assurer la traçabilité.

Produire et structurer des documents et supports

• Créer des supports de présentation et de synthèse en appui de la DG.
• Contribuer à la démarche d'amélioration continue et être garant de la bonne application de la politique qualité en lien avec la stratégie d'entreprise.

Profil recherché

Compétences métiers

• Excellentes capacités rédactionnelles : synthèse, structuration et production de documents et supports.
• Maîtrise avancée des outils bureautiques (gestion d'agenda complexe, outils collaboratifs).

Compétences comportementales

• Excellentes capacités relationnelles : Votre capacité de coopération et votre aisance relationnelle vous permettront de créer du lien rapidement avec vos interlocuteurs et à instaurer une relation de confiance.
• Discrétion et sens de la confidentialité : manipulation d'informations sensibles avec une grande rigueur éthique et une fiabilité sans faille.
• Rigueur et organisation personnelle : capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec une grande précision et un souci du détail constant.
• Autonomie et force de proposition : capacité à prendre des initiatives, à proposer des améliorations et à anticiper les besoins de la Direction.
• Sens de l'engagement : vous faites preuve de responsabilité, de persévérance et êtes reconnu(e) pour votre sens du service. 
• Capacité à gérer les délais et les priorités : respect des délais et rapidité d'exécution, aptitude à arbitrer, à refuser certaines sollicitations tout en garantissant la fluidité des échanges.
• Disponibilité et adaptabilité : flexibilité pour répondre aux impératifs de la Direction, notamment en période de forte activité.

Informations utiles

Rémunération et avantages

• Un salaire fixe complété par une prime collective de performance
• Remboursement transports (65%)
• Une mutuelle (cotisation employeur de 60%) et prévoyance
• Des titres restaurants 
• Comité d'entreprise et ses nombreux avantages (chèques cadeaux, vacances, CESU… )

Cadre et conditions de travail

• Une organisation du travail hybride : 2 jours/sem de télétravail (jusqu'à 3 selon les priorités)
• Vous rejoignez un espace de travail formel et informel, un lieu de convivialité pour rendre l'expérience collaborateur la plus agréable possible. Notre siège est situé dans le 9eme arrondissement offrant une vue panoramique exceptionnelle sur tout Paris !
• Congés payés : 26 jours + une dizaine de jours de repos + 6 jours de congés enfants malade (charte de la parentalité)
• Restaurant d'entreprise