Chargé.e de relation clientèle / facturation

À propos de nous

L'Institut National de l'Audiovisuel recherche un.e Chargé.e de relation clientèle / facturation en CDI au sein du secteur Projets du service Distribution Médias et Hors Médias de la Direction Développement, Marketing & Communication.

EPIC créé en 1975, l’INA est chargé de conserver, de valoriser et de transmettre le patrimoine audiovisuel français. Premier centre d’archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d’heures de télévision et de radio auxquelles s’ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l’INA compte environ 1 000 salariés.

Dans une démarche d'innovation tournée vers les usages, l'INA valorise ses contenus pour les partager avec le plus grand nombre : sur ina.fr et madelen.ina.fr pour le grand public, sur inamediapro.com et mediaclip.ina.fr pour les professionnels, à l'INA thèque pour les chercheurs.

Avec plus de 2 400 documentaires et programmes produits depuis 40 ans, l'INA a acquis une expérience et un savoir-faire uniques dans la construction du récit et le traitement visuel des archives.

L’Institut assure la mise en œuvre des missions de collecte, catalogage, numérisation, conservation physique et numérique à des fins d’exploitation des collections audiovisuelles et issues du web médias. Elle porte également les missions de la Recherche ainsi que le développement et l’exploitation des technologies industrialisées par l’INA.

L’INA concentre également des compétences d’expertise, une vocation d’observatoire des médias, au service de l’excellence et de l’innovation. Enfin, l’Institut est l’un des premiers centres de formation initiale et continue aux métiers de l’audiovisuel et des nouveaux médias et s’affirme comme un laboratoire de recherche et d’expérimentation.


Mission

Mission :

Assurer la gestion des dossiers à caractère commercial et administratif dans un objectif de suivi des clients du service Distribution Médias & Hors Médias, en prenant plus particulièrement en charge la facturation (encaissements, recouvrement des créances échues et prévention des litiges) tout en veillant à maintenir une relation commerciale de qualité conformément aux objectifs et contraintes définis par la Direction.

Activités principales :

1 - Réaliser le traitement de dossiers à caractère commercial et administratif dans un objectif de suivi clientèle :

* Effectuer les démarches auprès de l’équipe commerciale en vue de centraliser l’ensemble des dossiers en cours de traitement et collecter les informations nécessaires à la facturation

* Analyser, dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client : historique des différents contacts, bon de commande, contrat, CGV (conditions générales de vente)

* Collecter l’ensemble des données générales et les informations spécifiques pouvant avoir un impact sur le contenu de la facture, le cas échéant

* Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences et en effectuer la correction en lien avec les services concernés

2 - Assurer la gestion ainsi que le suivi de la facturation pour les divers dossiers clients du service :

* Établir la facture conformément au process interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoir, bon d’expédition non facturé, avis de paiement, document technique ou douanier…)

* Informer les différentes parties prenantes sur l’état d’avancement de leurs dossiers

* Effectuer la vérification de la stricte conformité des données aux dispositions légales et faire valider la facture par la force de vente

* Emettre la facture au client et s’assurer de sa bonne réception

* Effectuer le suivi de la créance et assurer la relance client en cas d’impayés (par téléphone, mail, courrier)

3 - Assurer un reporting de son activité

4 - Assurer la gestion des accréditations Inamédiapro :

* Gérer les demandes entrantes

* S'assurer de la viabilité des demandes selon la typologie des clients

* Réorienter les demanndes vers le secteur cible, le cas échéant

* Ouvrir l'accès au site Inamédiapro

* Proposer une assistance rapide pour générer le premier panier

* Prévenir le commercial référent de l'ouverture du compte


Profil

Profil :

Justifier d’un diplôme supérieur (Bac +2/3) dans le domaine de la gestion commerciale et/ou de la comptabilité ou parcours professionnel admis en équivalence.

Compétences :

* Maîtrise des techniques comptables notamment de facturation et de recouvrement

* Maîtrise de la réglementation comptable

* Maîtrise des techniques de vente

* Connaissance du secteur de l’audiovisuel, de ses usages techniques, juridiques et commerciaux

* Connaissance de l’organisation et des procédures internes INA

* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et applicatifs métiers



Aptitudes :

* Organisation, méthode et rigueur

* Gestion des priorités

* Sens du service client

* Sens du résultat

* Sens de la confidentialité

* Réactivité

* Capacité d'analyse et de synthèse

* Capacité à travailler en équipe

* Capacités relationnelles