Secretaire -agent d'accueil

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi IDENTIFICATION DU POSTE Filière : Administrative Catégorie : C Cadre d’emploi : Adjoints administratifs territoriaux Grade : Adjoint administratif Service : Administratif Durée de travail : Temps non complet – 28h hebdomadaires Horaires : Lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi de 8h45 à 12h15 Mardi / jeudi après-midi 13h45-17h15 selon travail le samedi Travail le samedi de 8h45 à 12h15 en alternance 1 sem. / 2 Modification des horaires pour assurer la continuité de service Rémunération : Statutaire, selon la grille indiciaire correspondant à ce grade Tickets restaurant Participation prévoyance et mutuelle CNAS RIFSEEP groupe 4 : Agent qualifié CONDITIONS D’EXERCICE Lieu d’activité : Mairie d’ARTAS Déplacements : Déplacements éventuels pour des réunions / formations organisées pour l’agence postale Conditions de travail : Contraintes de présence aux horaires d’ouverture au public Délégation de signature de l’élu pour les actes d’état civil et les formalités administratives Garant de la confidentialité et de l’authenticité des actes Organigramme : Maire Responsable des services Agent d’accueil et secrétariat mairie – agence postale Missions / conditions d'exercice DESCRIPTIF DU POSTE : Liste non exhaustive – Les missions sont susceptibles d’évoluer selon les nécessités de service ACCUEIL MAIRIE : Accueillir, orienter et renseigner le public Tenue du standard téléphonique : réception et orientation des appels Recensement des jeunes et suivi des dossiers pour la journée de défense et citoyenneté Gestion des demandes d’autorisation de buvette Réception et enregistrement des demandes d’urbanisme Réception et suivi des locations de salles et de matériels Gestion des dossiers des associations AGENCE POSTALE : Affranchissement de plis et vente de produits (timbres postes, enveloppes, prêt à poster) Réception et remise de plis et colis Service de proximité : contrat de réexpédition du courrier… Remise et encaissement d’espère, de chèques et de mandats Transmission au bureau central des opérations effectuées SECRETARIAT : Rédaction de documents administratifs (courriers, convocations, arrêtés municipaux, comptes rendus…) Diffusion et affichage d’informations Ouverture des mails, réception et enregistrement du courrier « arrivé » Réalisation et mise en forme de tableaux de bureautique Classement et archivage des dossiers Commande de fournitures de bureau Suivi des dossiers des associations ETAT CIVIL : Réceptionner des déclarations et établissement des actes d’état civil (naissances, décès, etc…) Etablir les dossiers de mariage et de PACS : les actes de publication en vue de leur affichage, livret de famille, inscription au registre… Tenue administrative des registres d’Etat Civil, délivrer sur demande des extraits de registres, rédiger des mentions et des courriers, contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés MISSIONS OCCASIONNELLES : Tenue du fichier électoral Traitement des dossiers d’urbanisme Recensement de la population Cimetière et columbarium Gestion des dossiers d’action sociale Profils recherchés QUALITES REQUISES, COMPETENCES Avoir le sens du service public et l’esprit d’équipe Discrétion, déontologie, confidentialité et honnêteté Capacité d’écoute, sens du dialogue Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils en fonction des imprévus Ordre, méthode et efficacité dans l’organisation du travail Etre à l’aise avec l’informatique et tous les moyens de communication Rigueur, autonomie, adaptabilité et polyvalence Bonne maîtrise de la langue française et de l’orthographe Respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs Respect des principes hiérarchiques et des consignes données Suivre l’évolution de la réglementation Relations professionnelles :