Pour notre Département clientèle nous recrutons un Assistant de direction H/F en CDI basé à Marseille 6ème. Vous êtes en lien direct avec le directeur du département et les équipes opérationnelles.
Vos missions :
- Gérer le courrier entrant selon préconisation du/de la Directeur/Directrice
- Assister la direction afin d'optimiser son activité (préparation de réunions, accueil, arrivée de nouveaux collaborateurs, etc...)
- Superviser l'intendance du département
- Réaliser le secrétariat du département - Organiser et préparer des réunions, des déplacements
- Rédiger et mettre en forme des courriers à la demande de la direction
- Élaborer, suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d'activité
- Garantir la bonne gestion des demandes en provenance des partenaires internes et externes
- Mettre en oeuvre l'archivage selon les préconisations de la direction (tous supports)
- Participer à la mise en place des nouveaux outils de classement
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques en lien avec les différents services
- Participer à la fiabilisation des données en matière de gestion de flux
- Représenter UNICIL dans des réunions en lien avec les thématiques du département, notamment commerciales (ex : commissions DALO/SYPLO/COMED)
- Garantir, dans le cadre de la GEF, la représentation d'Unicil auprès des services de l'Etat et des collectivités
- Produire des comptes-rendus opérationnels à destination des pôles
- S'assurer de la bonne gestion des demandes en provenance des partenaires internes et externes
- Participer à la gestion de moyens lors de la mise en place de nouvelles embauches et participer à leur intégration
- Gérer l'ensemble des formalités et renvois nécessaires à la gestion en flux
(conventions, annexes, avenants, bilans intermédiaires, bilans etc...)
- S'assurer de façon hebdomadaire des radiations sur le SNE et procéder aux
rectifications manuelles indispensables
- Assurer le suivi de certains partenariats avec prestataires internes ou externes (agence commerciale ou Yespark par exemple)
- Gérer les bons de commandes et les factures sur un périmètre restreint du
département défini par la direction
- Analyser les retours et indicateurs de satisfaction des nouveaux entrants et en place afin d'identifier les points d'amélioration du département, animer les échanges avec les Responsables de pôle et contribuer à la définition de plans d'action partagés
- Contrôler régulièrement la mise en oeuvre des engagements LIVIA
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