Assistante de direction h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi L'assistant(e) de direction est chargé(e) d’apporter une aide permanente à M. le Directeur Général des Services en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice 1 Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Connaitre les techniques de classement et d'archivage de documents, la dématérialisation de documents.
Faire preuve de rigueur et d'organisation
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Connaitre et appliquer les techniques de secrétariat (prise de note, mise en forme de courriers…).
Connaître le fonctionnement d'un conseil municipal, assurer la rédaction, la transmission et le suivi des décisions du Conseil municipal.
Savoir rédiger des courriers complexes et connaître la syntaxe

2 Assurer un accueil téléphonique et physique
Recevoir, filtrer, orienter et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Connaitre et utiliser l'organisation, l'organigramme et les organismes extérieurs.
Avoir une présentation et une attitude professionnelle.
Connaitre et appliquer les repères et outils fondamentaux, les techniques d'expression, de communication et relationnelles.
Connaitre les techniques d'accueil des usagers.
Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition
Connaitre et utiliser le standard téléphonique, les annuaires, internet, les progiciels liés à son poste (tel que l'outil de gestion de planning).
Adapter sa communication à des publics différents
Connaitre les caractéristiques des publics.

3 Suivre des projets et les activités de la direction
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
Connaitre et utiliser les techniques d'élaboration des tableaux de suivi des activités et des tableaux de bord.

4 Organiser des réunions et l’activité du supérieur
Organiser les rendez-vous en fonction des priorités et les déplacements du supérieur
Connaitre les techniques de la gestion du temps et l'organisation de son travail
Connaître les règles du protocole
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
Connaitre les objectifs du service et l'agenda.
Établir une relation de confiance avec le supérieur
Connaitre les repères fondamentaux sur le rôle et la position de l'assistant de direction en tant qu'interface entre le supérieur et ses collègues.
Rédiger des ordres du jour de réunion, respecter les délais de transmission de documents, et rédiger les comptes rendus
Connaitre et appliquer les techniques rédactionnelles.

Assurer, le cas échéant, la suppléance de Mme la secrétaire de M. le maire.

Travail à temps complet du lundi au vendredi à raison de 35h30 hebdomadaires.
Régime indemnitaire (IFSE et CIA).
Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance. Profils recherchés BAC à Bac+3, assistante de direction, management et gestion des organisations, BUT GEA, GACO, CJ

La personne recherchée doit être en capacité de :

Travailler, partager et échanger avec l’équipe sur l’activité
Rechercher des solutions aux difficultés récurrentes de son activité
Assurer le conseil et sécuriser les pratiques auprès des services
Être discret et respecter la confidentialité des informations
Savoir faire face à des situations conflictuelles
Rendre compte de son activité à sa hiérarchie
Optimiser les ressources.