Description du poste
En relation directe avec le responsable pédagogique et la responsable des relations avec les auditeurs, sous l’autorité du chef de département, le ou la titulaire du poste a en charge l’organisation logistique et administrative des séminaires du Cycle CHEDE.
Il/elle prépare et gère les questionnaires de présence qui seront envoyés aux auditeurs en amont des séminaires.
Il/elle prospecte, négocie, compare et sélectionne les divers fournisseurs et prestataires (hébergement, restauration, transport routier local, location de salles, interprétation), et reste leur interlocuteur depuis la demande de devis jusqu’à la mise en paiement de la facture, en liaison avec le service comptable de l’IGPDE.
Il/elle assure le suivi budgétaire de chaque session du Cycle.
Il/elle participe à toutes les réflexions menées au sein de l’équipe afin d’assurer la fluidité et la réussite des séminaires.
Il/elle contribue aux actions de communication liées au Cycle, en collaboration avec le responsable pédagogique : recherche et rédaction des biographies des intervenants en amont des séminaires, prise de photographies lors des séminaires, publication de contenu sur la plateforme Resana, et rédaction des actualités CHEDE au retour des séminaires, notamment.
Le/la titulaire du poste peut être amené(e) à assurer d’autres types de fonctions et de tâches de soutien à la pédagogie au sein du département.
Conditions d'exercice particulières
Déplacements ponctuels lors des séminaires (15 jours par an).
Disponibilité requise en période de pics d'activité et durant les déplacements (Paris, province, …).
Durant les séminaires, la disponibilité est requise (arrivée recommandée la veille du séminaire, dîner CHEDE, déplacements en autocar).
Description du profil recherché
Personnalité ouverte avec un bon relationnel et une capacité avérée d’adaptation à différents contextes et interlocuteurs, en particulier les prestataires du secteur privé, en France et en Europe.
Forte appétence pour la relation commerciale client-fournisseur, dans le respect des règles de la commande publique.
Capacité à manier des chiffres.
Intérêt marqué pour le secteur événementiel, expérience de trois années minimum dans le domaine.
Esprit d’équipe.
Qualités organisationnelles : sens de l’organisation, anticipation, respect des délais, sens de la courtoisie, de la discrétion et de la diplomatie, précision, respect des procédures qualité, rigueur budgétaire.
Un niveau opérationnel en anglais constituera un atout supplémentaire.
Temps Plein
Oui
Autres
Poste ouvrant droit à la NBI
Non
Nombre de points d'indice majoré accordés
0
Compétences candidat
Compétences
1. CONNAISSANCES - Achats et marchés publics
2. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
3. CONNAISSANCES - Conduite et gestion de projet
4. CONNAISSANCES - Gestion budgétaire et comptable
5. CONNAISSANCES - Langues
6. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
7. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
8. SAVOIR-FAIRE - Piloter un prestataire
9. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
10. SAVOIR-FAIRE - Travailler en mode projet
11. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
12. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Niveau d'expérience min. requis
Débutant
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